Referat af bestyrelsesmøde 3 august 2004

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

 

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 3. august 2004 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Dagsorden:

     

  1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
    1. Der foreligger endnu ikke godkendte referater

    2.  

     

  2. Meddelelser fra formanden
    1. Som tidligere udmeldt er der set nærmere på udvalgssammensætningen, det er valgt at justere denne på et par enkelte punkter.

      2. Økonomi og personaleudvalget deles, der er behov for en person, der jævnligt kan besøge personalet i arbejdstiden og drøfte eventuelle problemstillinger. Vedligeholdelsesudvalget mangler en formand. Udvalgslisten ser herefter således ud

       

      (Udvalgsformænd/kvinder med fed):

      Vedligeholdelsesudvalg Tommy Olsen – Jacob Boring– Leon Axelsen

      Ansøgningsudvalg Jette Malling – Lars Jacobsen

      Varmeudvalg Tommy Olsen – Lars Jacobsen

      Økonomiudvalg Leon Axelsen – Birger V. Nielsen

      Beplantnings udvalg Birger V. Nielsen

      Personaleudvalg Birger V. Nielsen – Tommy Olsen

      Legeplads udvalg Jacob Boring – Leon Axelsen

      Intern IT udvalg Jacob Boring – Birger V. Nielsen

      Wicotec Birger V. Nielsen – Tommy Olsen

      Hjemmeside Jette Malling

    2. Der er skabt en ny struktur af arbejdet med genopbygning af legepladserne, hvor flere forhold skal tages i betragtning, før godkendelse af legepladstegninger.
    3. En del opgaver har kørt på vågeblus, den seneste periode. Disse opgaver sættes i fokus, nu hvor legepladsprojektet forventes at blive selvkørende. Det drejer sig om både skriftlig sagsbehandling og intern sagsbehandling
    4. Formanden holder ferie og er bortrejst i uge 35

    3.  

     

  3. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde
    1. Ikke gennemgået

    4.  

     

  4. Indkomne breve
    1. Takkekort fra ansat
    2. Mail fra grundejere. Klage over forløb af etablering af legeplads i gård 8
    3. Mail fra grundejer. Klage over påståede skader på SF sten i gård 8
    4. Diverse mails fra Noles. Tegninger over legepladser
    5. Mail fra grundejer. Ny mail adresse til LundeNyt
    6. Mail fra grundejer. Meddelelse om fejl i vejledning om gulvvarme
    7. Mail fra grundejer. Forespørgsel til manglende bestyrelsesreferater på hjemmesiden.
    8. Mail fra grundejer.. Diverse angående legepladser
    9. Mail fra grundejer.. Vedrørende legeredskaber i gård 8
    10. Mail fra grundejer.. Forkert placering af legetårn i gård 8
    11. Brev fra grundejer.. Gavlvinduer i sort metal.
    12. Mail fra grundejer. Indsigelse mod kælkebakke på “Boldbanen”.
    13. Mail fra Ishøj kommune vedrørende Indsigelse mod kælkebakke på “Boldbanen”.
    14. Mail fra grundejer.. Genetablering af stakit og bed
    15. Indsamlingslister. Underskrifter på Indsigelse mod kælkebakke på “Boldbanen”
    16. Mail fra grundejer. Boldspil op ad mur.
    17. Brev fra grundejer. Parkering if. genopbygning af legeplads
    18. Mail fra grundejer.. Mail på vegne af gård 8
    19. Mail fra grundejer.. Bestyrelsesreferater på hjemmesiden (2)
    20. A.J. entreprenør. Tilbud på gangsti ved Elmelunden.
    21. Brev fra grundejer.. Ønsker svar på klage over nabo
    22. Mail fra grundejer.. Rykker for svar på mail fra juni måned
    23. Breve fra Viterra vedr. manglende aflæsning

    5.  

     

     

  5. Økonomiudvalg
    1. Seneste status. Der er et på overskud af renter og en merindtægt på udlejning
    2. Foreløbigt regnskabsresultat blev gennemgået.
    3. Forrige måneds regnskab blev gennemgået
    4. Overførsel af beholdning af circonventiler mellem foreningens driftsregnskab og varmeregnskab. Løses ved overførsel mellem henlæggelser, således at regnskabspræciseringen ikke påvirker det netop afsluttede regnskab.
    5. Andet: Driftsresultatet ser godt ud både nu og for næste år. I september eller oktober, afholdes et regnskabs- og budgetmøde

    6.  

     

  6. Meddelelser fra interne udvalg

 

Ansøgningsudvalg

  • Status på ansøgninger – Grundejer vil gerne have udestue godkendt, men det må de vente med, til de får sat vinduer i.
  • Status på ansøgninger, der endnu ikke er godkendt – gennemgået.
  • Status på sager med manglende ansøgninger – 1 – ikke ansøgt og ikke lovligt vindue i gavlen – 2 – glasvinduer i udestue væg
  • Andet – gamle sager: 3. – ikke godkendt udestue pga. manglende udluftning, har fået flere breve – 4. – ikke ansøgt og færdig udestue – 5. – et højt hegn, men have ligger over stiens niveau. Disse grundejere skal rykkes.

 

 

Beplantnings udvalg

  • Status på nyetablering af grønt område – tidligere tennisbaner. “Jorden” trænger til at blive høstet.
  • Status på beplantning af støjbarriere ud for Tjørnelunden og Elmelunden. Tegningerne til beplantningen er ved at blive tegnet i øjeblikket. Der skal tages hensyn til oversigtsforholdende, når man kører ud på Ishøj Søvej.
  • Stamvejen i Egelunden er ikke færdig. Beplantningen ud for nr., 76 og firkanten nede for enden af vejen, bliver anlagt færdig, når det passer if. årstiden, dvs. til efteråret

 

Vedligeholdelsesudvalg

  • Der er modtaget tilbud på service af traktor. Den kommende service er anslået til ca. kr. 60.000 plus moms. Traktoren er efterhånden gammel og vil både nu og fremover koste en masse i vedligeholdelse. Det undersøges derfor, hvad vi kan sælge traktoren for, og så i stedet for lease en ny. Der kommer en repræsentant fredag d. 6-8 og giver et tilbud. Vedligeholdelsesudvalget tager derefter stilling til sagen og indstiller eventuelt til bestyrelsen.
  • Forbrug af El til belysning. Forbruget er stadig lavt. A conto regningen er dog endnu ikke justeret
  • Status på belysning. Der afventes stadig et tilbud fra Nesa.
  • Gennemgang og eventuel beslutning om nyt materiel – se 6.3.1
  • Andet – Suge/fejemaskinen virker nu godt og kan det, den skal. Morten er tilfreds med den. Vi har haft den siden maj 2004.
  • Tilbud på en sti ved Elmelunden ved krydset Ishøj Søvej/ Ishøj Parkvej. Stien kan benyttes, når man skal gå til 400 s stoppesteder. Tilbuddet blev accepteret. Projektet skal sættes i gang.

Legeplads udvalg

  • Status – vi er godt i gang. 1. etape er færdig. Nu er etape 2 i gang. Der er udsendt et nyhedsbrev om de justeringer, der er blevet foretaget. Der er skredet ind for at undgå køremærker på SF sten. Fra nu af skal der bruges jernplader som køreplader. Det har forsinket projektet en anelse. Der er lidt problemer mht. kloakdæksler på legepladserne, fordi der alligevel ikke var blevet taget højde for kloakdæksler if. placering af legepladsredskaber. Legepladsudvalget skal holde møde med Noles i morgen, onsdag 4-8. Legepladsudvalget er meget opmærksomme på de dæksler. Projektet er ca. en uge forsinket pga. manglende markeringer af brønde på tegningerne
  • Gård 8. der har været en række klager. Formanden har svaret gården, at der vil blive set på sagen. Der mangler bl.a. en sandkasse, og et højt legeredskab er anbragt uhensigtsmæssigt.
  • Gård 2. Beboerne har selv etableret et stakit. De kommer med en regning på materialerne. Der skal også laves en stensætning. Tilsvarende problemer er der i gård 9 – hegn og stensætning
  • Brønde – se nedenstående
  • Høje legeredskaber – se nedenstående
  • Procedure for godkendelse af legeplads tegninger. Når vi modtager tegninger fra Noles, skal der tjekkes om brøndene er placeret rigtigt. Vi skal også være opmærksom på de høje legeredskaber. De skal ikke placeres sådan, så børnene kan se ind ad folks vinduer, hvis det er muligt at undgå. Der tjekkes for høje legeredskaber ift. tegninger. Der tjekkes for placering af brønde. Der skal lægges en ny tidsplan efter mødet med Noles i morgen.
  • Status på godkendte legepladser. Nr. 2, 7 og 9 er godkendt. Nr. 8 er ikke færdig. Nr. 7 har et lille hængeparti med et “hønsehus”
  • Nyt varslingsbrev – er udarbejdet
  • Nyt Nyhedsbrev. Til mødet i morgen bliver hele tidsplanen justeret – derefter nyt Nyhedsbrev.
  • Andet – Kælkebakke – Der er kommet klager over grusbunkerne på boldbanen. Disse er sendt til både bestyrelsen og til Ishøj Kommune. Det vil koste 80.000 kr. at få jorden kørt væk, så foreløbig forbliver jorden på boldbanen. Der bliver senere taget stilling til, hvad der skal ske med jorden. Sagen behandles.
  • Gård 12. Hvis legepladsen skal i niveau med stien, skal der skrabes ca. 12 cm af. Beslutning: Gartneren skal fjerne gruset.
  • Noles vil gerne bruge projektet som reklame. Det venter vi med at tage stilling til.

 

Varmeudvalg

  • Status på vandforbrug – 8 kubikmeter – det er bedre, men stadig over grænseværdien. Det kan hænge sammen med, at der er skiftet nogle varmtvandsbeholdere. Tallet er stadigvæk for stort. Der følges op i august måned med en ny eftersøgning i jorden for spild af spædevand.
  • Status på varmeaflæsning – 4 grundejere har ikke givet Viterra adgang. De fire grundejere har fået et brev fra Bente, men de har ikke svaret. Disse tilskrives. Hvis de ikke giver en måleraflæser adgang til deres hus, vil grundejerne få en regning, der er beregnet på deres gennemsnitsforbrug for de sidste 3 år plus 30 % .

 

Personaleudvalg

WICOTEC udvalg

  • I skrivende stund afventes tilbagemelding om mødedato fra advokat Asger Larsens sekretær. Det bliver mandag d. 16. august kl. 13.00

 

Intern IT og Kommunikation udvalg

  • Gennemgang af aftalen om Webhotel. Skal vi have et andet Webhotel ? Det vi har nu fungerer godt nok, men det er ikke hensigtsmæssigt, at vi ikke selv kan forandre på noget, men skal kontakte dem hver gang. Til gengæld er der ingen begrænsninger. Det skal undersøges, hvornår vores kontrakt med det gamle Webhotel udløber
  • Status på Ejendomsdatabasen – gennemgået

  1. Meddelelser fra eksterne udvalg
    1. Fastelavns udvalg
    2. Sommerfest udvalg

    2.  

    • Status på salg af billetter. Oplysningen udsendes via mail.

 

  1. Eventuelt
    1. mødet sluttede 23.30

 

 

Referat Jette Malling

0

Din varekurv