Referat af bestyrelsesmøde 17. marts 2014

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 17. marts 2014 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.

Afbud:

Kaffe/Te: Carsten

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1.  Godkendelse af ref. Fra 13.1.+ 10.2. – Referatet 13.1 blev ikke underskrevet på sidste møde, fordi Gitte havde et spørgsmål ang. vores brug af Nets. Dette spørgsmål blev forklaret, og referatet underskrevet.

Ang. bestyrelsesmødernes referater, foreslog Jan, at det skal fremgå af dagsordenens punkter om de er: Til orientering, Til debat , Til beslutning. Dette forslag bliver implementeret i den nye forretningsorden.

2. Fordeling af kommende arbejdsopgaver

2.1. Om og renskrivning af flg:

Standardprojekter – De nuværende standardprojekter indeholder for mange fejl. Fx står der, at grundejerne skal ansøge i kommunen. Dette er forkert. De skal ansøge på kontoret, som så giver kommunen besked om sagen. Når projektet er færdig, går et medlem af bestyrelsen ud og syner projektet. I projektbeskrivelsen for udestuer og overdækkede terrasser, står der også, at man kan købe materialerne hos Vallensbæk Trælast. Det firma eksisterer ikke mere. –  Poul Erik prøver at se på det. Han kan få hjælp af Bente.

Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere – Bjarne ser på papirerne og Pernille skriver det ind i computeren.

Sidefødder/skabeloner – Søren Groos får opgaven. Han laver de nye sidefødder/skabeloner. Han skal også rette side på Bentes computer, så hun ikke kommer til at bruge den gamle version.

2.2. Oplæg til flg:

Formulering af principperne for gårdprisen – Vi skal beslutte principperne på april mødet, fordi der skal udmeldes i næste nyhedsbrev.

Foreløbig talte vi om

• Der skal kun være én pris
• Vi skal bestemme prisens størrelse
• Vi skal opstille kriterier for prisen
• Vi er ikke enige om, om der skal søges, eller om bestyrelsen bestemmer det.
• Grundejerne skal have at vide, at de gerne selv må indstille sig til prisen
• Jette laver et nyt oplæg

Funktionsbeskrivelser for formand, næstformand, kasserer, udvalgsformænd, tovholdere. V Jette – og det har hun ikke gjort endnu. Pernille godkender skabelonen inden den sendes ud i bestyrelsen

Ny forretningsorden, med udgangspunkt i den gamle fra 1982. Oplæg v. Jette

Vi diskuterede Jettes oplæg og blev enige om nogle rettelser. Samtidig blev nogle af punkterne fra den gamle forretningsorden, strøget.

Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille  – Indholdet er fint, men den skal sættes op på en anden måde. Jette og Pernille har det med til næste gang

Gavepolitik, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille – Opgave til næste møde. Vi prøver alle at komme med nogle prisniveauer

Implementering af fælles outlook kalender, e.l. v. Poul Erik – Gitte spørger Lars, om han vil se på sagen. Vi skal have en kontorkalender, der er fælles for kontoret og alle i bestyrelsen.

Ansøgning og fordeling af midler til udvikling af legepladser, oplæg v. Gitte – Vi fordeler 50.000,00 kr.

Punkter vi talte om

• Bestyrelsen bestemmer suverænt, hvem der er berettiget
• Pengene skal gives til legepladser, der er tomme – legeredskaber, der skal forbedres – osv.
• Der skal sættes en deadline for ansøgningen
• Ansøgningen skal stå i et skema

Vi diskuterer videre på mailen

Kilometertakst og frynsegoder. – gemmes til næste møde

3. Møde med kommunen om div.

3.1. Opfølgning, hvem skriver vedr. sidste års projekter? Samt rødt tag? Er Gitte videre her? – Gitte tager sagen med vinduerne og Pernille tager sagen med hegn i stedet for hæk og sagen om det røde tag. – Pernille svarer på grundejers mail ang vinduer

4. Meddelelser fra interne udvalg

4.1. Økonomiudvalg

4.1.1.   Status incl. Restancer – Regnskabet ser fornuftigt ud.

4.1.2.   Lønninger, bestyrelsen og timelønnere. – Kassereren er blevet nedskrevet og næstformanden opskrevet ift. deres respektives opgaver. – De timelønnede er ikke blevet reguleret i fem år. Vi har timelønnede på genbrugspladsen, en rengørings ass, og de får 155,00 kr. i timen. Det ville være rimeligt at give dem 10% mere. Vedtaget: de får 170.00 kr. i timen. Omdeleren får en god løn, så den skal ikke reguleres. De timelønnede snerydder får nu 290, 00 i timen. De skal også have 10% i lønforhøjelse Vedtaget Snerydderne får 320,00. lønstigningerne skal træde i kraft 1. maj.

4.1.3.   Fremtidig plan vedr. kassererpost kontra kontorassistent. – Vi skal have en ny kontorassistent, og hvordan skal vi finde den person, som lige passer til vores stilling? Vi havde problemer, da vi skulle ansætte en ny driftleder. Det kostede tid og penge, og så endte vi med at få én fra et vikarbureau. Måske skal vi gøre på samme måde denne gang? Vi skal lave en funktionsbeskrivelse, og definere, hvilken person, vi skal bruge, og det skal gå hurtigt, for vi skal ansætte en til sommer. Vi skal alle se efter annoncer, så vi kan få en ide om, hvad man skriver i sådan én.  – Pernille og Bjarne sætter sig sammen i uge 14 og finder ud af, hvad vi gør, så på det tidspunkt, skulle de gerne have nogle input fra resten af bestyrelsen.

4.2. Personaleudvalg

4.2.1.

4.3. Varmeudvalg

4.3.1.   Status vandtab, 4,4 m³ før i tiden tabte vi 200 L i døgnet. Det er kun faldet lidt

4.3.2.   Udskiftning af hovedledning, status. Nu er alle huse færdige. Der mangler bare at skulle lægges slidbane på stien

4.3.3.   Grundejer – gulvvarme – Grundejer har fået gulvvarme, hvilket de har ansøgt om, men desværre har de lukket gulvet, inden projektet er blevet synet. Bjarne har så bedt om at få nogle papirer af håndværkerne, hvor de skriver under på, at rørene er svejsede korrekt.  Bjarne har modtaget nogle mærkelige billeder af en svejsning af et rør, og et billede af et gulv med gulvvarme. Disse billeder kan være taget alle steder og dokumenterer ikke noget. Bjarne har også modtaget et papir, der skulle have været en dokumentation for projektets lovlighed, men det er det desværre ikke. De personer, der skulle være garanter, er desværre ikke autoriserede. Vi kan ikke godkende gulvvarmen ud fra de billeder, og nu er problemet, om vi skal forlange at få gulvet brækket op igen, eller vi skal godkende det på deres æresord. – Vi tænker alle over det og svarer på mail til hinanden i løbet af ugen.

4.3.4.   Radiatormålere – hvem betaler ved udskiftning? En grundejer har fået skiftet to målere. Derefter sendte de en regning på 1500 kr. det vil grundejeren ikke betale, da hun siger, at det ikke er hendes målere. Bjarne spørger, skal vi betale, når en grundejers måler pludselig ikke virker mere? Det skal være sådan, at når en måler bliver skiftet ud, skal grundejerforeningen have at vide, hvad der har været galt med den måler, om den er beskadiget af forkert brug, stød el.lign. eller almindeligt slid.

Vedtaget: Målerne er grundejerforeningens krav, og når en måler stopper med at fungerer,betaler grundejerforeningen for måleren

4.3.5.   Circonventiler

4.4. Ansøgningsudvalg

4.4.1.   status, ikke denne gang

4.5. Vedligeholdelsesudvalg

4.5.1.   Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, hvor langt er vi? Der har været lidt dialog-info gives. – En ansat på Forsyningen har ringet til Pernille og har sagt, at han er sygemeldt og at sagen først kan komme i orden, når han er rask!

4.5.2.   Genbrugspladsen – vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt.

4.5.3.   Renovering af varmecentralen jf. pkt. 5.

4.6. Intern IT og Kommunikation udvalg

4.6.1.   Hjemmeside arbejde med Pernille og Poul Erik skal finde et tidspunkt..

5. Særlige opgaver

5.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer

6. Meddelelser fra eksterne udvalg

6.1. Fastelavnsudvalg

6.1.1. Evaluering – Fastelavnsfesten gik fint, selv om der ikke var så mange. Grunden kan være, at det ikke er blevet meldt ud elektronisk eller i et nyhedsbrev.

6.2. Legepladsudvalg

6.2.1. Dato for forårsgennemgang? Carsten fastsætter en dato for gennemgang

6.3. Sommerfestudvalg.

6.3.1. Har holdt møde – Det var et godt og konstruktivt møde

7. Eventuelt

mødet sluttede 22.13

Referant Jette Malling