Referat af bestyrelsesmøde 10. februar 2014

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 10. februar 2014 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.

Afbud: Pernille

Kaffe/Te: Carsten

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1.   Godkendelse af ref. Fra 13.1. – Vente til næste møde, da der var tvivl om et af punkterne

2. Fordeling af kommende arbejdsopgaver – Skal på, på næste møde

2.1. Om og renskrivning af flg:

Standardprojekter

Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere

Sidefødder/skabeloner

2.2. Oplæg til flg:

Formulering af principperne for gårdprisen – blev ikke debatteret

I stedet talte vi om Jettes forslag om at nedlægge Gårdprisen og Legepladsprisen, og beholde Initiativprisen. Der var bred enighed om, at det er en god ide. Sættes på som beslutningspunkt på næste møde, og debatteres færdig pr. mail. (Vi fortsætter debatten på næste møde)

Funktionsbeskrivelser for formand, næstformand, kasserer, udvalgsformænd, tovholdere. – Gitte mener, at vi skal have en template, ”en jobbeskrivelse”, som vi udfylder, så alle funktionsbeskrivelserne er ud fra samme basis. Jette skriver et forslag,

Ny forretningsorden, med udgangspunkt i den gamle fra 1982. Oplæg v. Jette – Enighed om at forslaget er udmærket, men sagen skal vedtages på næste møde som et selvstændigt punkt

Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette – skal debatteres på næste møde

Gavepolitik, internt og eksternt. Oplæg v. Jette – Vi havde en debat om, hvad der er rimeligt ift hvor mange penge, vi bruger af foreningens penge til en given begivenhed – tages op igen på næste møde

Implementering af fælles outlook kalender. – Poul Erik vil undersøge, om det kan lade sig gøre at bruge Wannafind . Det ser ud til, at der dér er noget, vi kan bruge.

Ansøgning og fordeling af midler til udvikling af legepladser. v/Gitte – Gitte har lavet et oplæg, som vi har fået dagen før dette møde, Derfor kan punktet ikke diskuteres. Punktet skal på, på næste møde

Kilometertakst og frynsegoder. – Jette har ikke lavet oplæg endnu

Vedtaget:

• Fremover skal punkter som ovenstående sendes ud på mail i god tid. Sagerne skal så diskuteres på mailen, punktet kan så besluttes på næste møde uden at det først skal diskuteres.
• Fremover skal vi have en deadline, når vi siger ja til at udføre en opgave. Hvis man så ikke kan nå opgaven på den fastsatte tid, må man give besked, så punktet ikke kommer på dagsordenen, og derfor ikke skal bruges tid på.
• Alt hvad der cirkuleres skal sendes inden 7 dage før en beslutning.

3. Generalforsamlingen

3.1. Evaluering – Næste år skal bordene stå i sildeben på den anden led ift. scenen. – Jan er blevet kontaktet af flere grundejere, der har efterlyst, at formanden på generalforsamlingen kommer med et par punkter fra formandens beretning. Fx et par vigtige sager.

Det blev foreslået, at afgående bestyrelsesmedlemmer på generalforsamlingen skal have sin afskedsgave.

4. Møde med kommunen om div.

4.1. Opfølgning, hvem skriver vedr. sidste års projekter? Samt rødt tag? Kommunen vil gerne have nogle ansøgninger, der er beskrivende ift. hvor vinduerne skal sidde. Gitte ser på det. Denne sag kan først komme på dagsordenen på april mødet

Når vi har godkendt Gittes oplæg, sender vi den op til kommunen. Den skal både omhandle gavlvinduer og hegn i stedet for hæk.

5. Meddelelser fra interne udvalg

5.1.  Økonomiudvalg

5.1.1.    Status incl. Restancer – En grundejer indbetalte i sidste øjeblik, så Bente trak inkassosagen. – PEA er endelig blevet fundet, så nu får vi 500 kr. om måneden fra ham. – Vi har ikke fået den økonomiske oversigt for januar, da Poul Erik er på ferie. Den skulle være kommet til uge 11.

5.1.2.    Lønninger, bestyrelsen og timelønnere. – Udsættes til næste møde

5.1.3.    Fremtidig plan vedr. kassererpost kontra kontorassistent. – Udsættes til næste møde

5.2.  Personaleudvalg

5.2.1.  Sneryddere, ny mand ansat. Det fungerer fint

5.3.  Varmeudvalg

5.3.1.    Status vandtab, – Vi taber 200 m³ i døgnet. Det er for lidt at måle på. Januar måned 3,8 m³. Det ser ud til, at systemet er tæt efter den store reparation.

5.3.2.    Udskiftning af hovedledning, status – Alle huse, med undtagelse af Tjørn 25 og 27 er færdige.

5.3.3.    Brunata – fejl og mangler – Der er stadig fejl og mangler, og vi skal igen have en dialog med dem.

5.3.4.    Varmeregnskab ift. Snoers bemærkninger. – Det ser ud, som det plejer, og for de fleste ejendomme som Snoer har bemærket, kender vi årsagen til, at det ser ud, som det gør.

5.3.5.    Grundejer – gulvvarme – De har fået gulvvarme, og nu vil de gerne have måler på den. De vil gerne have projektet godkendt, men man kan ikke se installationerne, fordi de har lagt gulvet ovenpå. Vi kan derfor ikke godkende projektet. VVS sendte nogle billeder, han har taget af rørene, men de billeder kan ikke bruges, da man hverken kan se hoved eller hale på dem. Bjarne har haft en korrespondance med grundejeren om sagen, og der er endnu ikke fundet nogen løsning.

5.4.  Ansøgningsudvalg

5.4.1.    status, ikke denne gang

5.4.2.    Grundejer – forslag om solceller – grundejer har ikke forstået, at projektet skal gå den officielle vej, selv om han har fået det at vide flere gange.

5.5.  Vedligeholdelsesudvalg

5.5.1.    Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, hvor langt er vi? Vi har ikke fået svar, der skal rykkes. Det gør Pernille.

5.5.2.    Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt.

5.5.3.    Strøm til genbrugspladsen-vi skal til at betale for den…

5.5.4.    Belysning genbrugspladsen Der er kommet to nye lamper, men det er stadig ikke godt nok.

5.5.5.    Omstilling af nøgler – Er i orden

5.5.6.    Renovering af skurgange – Det ser desværre ud til, at den forrige murer ikke har renset mørtelen af, inden han kom den nye mørtel på. Manden er gået på pension, så vi kan ikke få erstatning. Den murer, der udfører arbejdet nu, gør arbejdet rigtig godt.

5.5.7.    Renovering af varmecentralen jf. pkt. 5. – Punktet skal på dagsordenen på maj mødet

5.5.8.    Klage over skurgang gård 8. Den krakelerer fordi der som beskrevet i pkt.5.5.6. er udført utilstrækkeligt arbejde.

5.6.  Intern IT og Kommunikation udvalg

5.6.1.    Hjemmeside arbejde med Pernille og Søren. – Poul Erik spøger Pernille, om han kan være til hjælp

5.6.2.    Kopimaskine mere nyt.. Pernille har dialog med Mathisen angående kopimaskinen.

6. Særlige opgaver

6.1.  Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer

7. Meddelelser fra eksterne udvalg

7.1.  Fastelavnsudvalg

7.1.1. Hvor meget er på plads? Indbydelse sendt ud

7.1.2. Hvem er frivillige? Poul Erik, Carsten og Jette hjælper på selve dagen. Bente skaffer byttepenge.

Husk strøm! – Betina er i gang med sagen

7.2.  Legepladsudvalg

7.2.1.

7.3.  Sommerfestudvalg.

7.3.1.    Der skal lægges en plan, samt dato.

Sommerfestudvalget holder møde torsdag 13.2 – Gitte og Jette deltager i mødet

8. Eventuelt

Jan har lavet en årsoversigt, som vi får på mail

Hjertestarter. Vi er blevet opfordret til at købe en hjertestarter, som vi skulle del med daginstitutionerne. Vi talte om, at det ikke er særlig sandsynligt, at hjertestarter kan få lov at hænge i fred ude i det fri. Hvad den jo skulle gøre, hvis den skal være tilgængelig. Det er nok det bedste, at daginstitutionerne køber en selv, som de opbevarer indendørs.

Mødet sluttede 20.58 

Referent Jette Malling