Referat af bestyrelsesmøde 8. januar 2008

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 8. januar 2008 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1. Ingen ref. klar? Jo selvfølgelig, 2 stk. som nu er underskrevet

2. Velkommen til de nye bestyrelsesmedlemmer.

2.1. Introduktion til arbejdsgange mm. Herunder forretningsordenen, samt div. mail procedurer.

2.2. Datoer for møder/arrangementer 1. halvår 2008.

Datoer for bestyrelsesmøder:

5-2.

4-3.

15-4.

13-5.

10-6.

18-5. loppemarked, kl.10-14.

2-4. Markvandring kl. 16.00

3. Valg af næstformand.

Bjarne Børgesen er enstemmigt valgt

4. Valg til interne udvalg.

4.1. Varmeudvalg – Jan, Bjarne,

4.2. Vedligeholdelsesudvalg – Johni, Leon, Bjarne, Jan

4.3. Økonomiudvalg – Leon, Pernille

4.4. Personaleudvalg – Pernille, Bjarne, Leon

4.5. Intern IT & kommunikations udvalg – Pernille, Jan, Jette

4.6. Ansøgningsudvalg – Bent, Bjarne, Jette, Jan, Johni (Johni er uformelt medlem af Ansøgningsudvalget for at lære arbejdsgangen at kende)

5. Meddelelser fra formanden/næstformanden

5.1. Ikke hørt fra Telekom – Vi stiller nok for mange spørgsmål…

5.2. Ikke hørt fra Topdanmark – Vi stiller nok for mange spørgsmål…

5.3. Div. søde hilsner fra grundejere, hvor er det bare dejligt – flere af dem..

6. Evaluering af julemarkedet. Julemarkedet var igen i år en succes. Der var både fine boder og mange gæster. Næste år har vi heldigvis mere plads, fordi de store beholdere er flyttet ud til væggen. – Jette medsender den reviderede jule-marked-huskeseddel

7. Evaluering af julegaver/kort. – Vi skal aftale 100 % hvem der skriver hvad og hvem deler ud til hvem og hvorfor! Og så skal alle huske hvad de har lovet at gøre..

8. Meddelelser fra interne udvalg

8.1. Økonomiudvalg

8.1.1. Status – v. Leon. – Forbruget udgør ca. 49 %, så samlet set ligger vi rigtig godt. Budgettet løber til 31. juni. Der er pt. 6 grundejere som er i restance.

Vi har henlæggelser på varmeregnskabet, pt. 3,1 mill. Renten er på 3.56 %. Vi har små 6 mill. så der skal overføres penge til depotkontoen, så vi får renter heraf. De ca. 6 mill vi har på varmehenlæggelser vil snart få ben at gå på, idet vi står for flere omlæggelser, ligesom bebyggelsen er næsten 40 år gammel, spørgsmålet er om pengene vil strække i det lange løb.

8.1.2. Borde/stole – noget nyt? – 13-12 havde Leon møde med konsulenten fra borde-stole firmaet. Han kommer med et skriftligt tilbud på tilbagekøb. Han vil også fremsende et tilbud på nykøb. Leon rykker for et svar – En stor del af de gamle borde og stole står i Fyrrelunden. Pernille ser på det.

8.2. Personaleudvalg

8.2.1. Orientering – Pernille holder morgenmøde hver 14. dag med Owe og Maher om de kommende opgaver. I øjeblikket rydder de op på udendørsarealerne. Efter fastelavn skal der ryddes op på varmecentralen.

8.2.2. Annonce vedr. ny varmemester. – Pernille er i gang med at lave en annonce. Det er vigtigt, at vi får en mand, der kan passe ind i Strandgårdsparken. Det skal være en person, der både er servicemindet og som kan overskue alle opgaverne

8.2.3. Fokusområde 2008: er fortsat bemanding.

8.2.4. Jan overtager ledelsen af snerydningen.

8.3. Varmeudvalg

8.3.1. Status vandtab v. Bjarne. – Minus 12 kubikmeter spædevand i december måned. Det er alt for meget. Pernille tjekker det.

8.3.2. Status forbrug v. Bjarne. Varmeforbrug, Vi får omkring 400.000,00 kr. tilbage fra varmen, som grundejerne får tilbage i 2009. Kommunen udregner det bagud.

8.3.3. Ekspansionsbeholdere flyttet. – Det er vældig godt, nu er der mere plads på varmecentralen.

8.3.4. El arbejde på centralen. Kabler udskiftet efter at ekspansionsbeholderne er flyttet. Kablerne var så gamle at de smuldrede…

8.3.5. Tag arbejde på centralen. – En utæthed er blevet udbedret. Vi skal have set på, om der er sket skader på loftet. Bjarne kontakter en tømrer..

8.3.6. Fokusområde 2008.- Udskiftning af målere og/eller samarbejdet med Ista. Vedtaget: Begge dele skal gennemgås i år.

Vi håber på hjælp fra John Christensen og Lars Nielsen til at se på projektet med nye målere. Vi har flere muligheder. Fx kan man få en elektronisk aflæsning, der kan aflæses udefra, eller vi kan få nye målere med rør.

8.4. Ansøgningsudvalg

8.4.1. status v. Bente.

8.4.2. Fokusområde 2008. – Farver på gårdsiden. Det skal tages en gård ad gangen. Jette begynder i løbet af foråret. Pernille har rykket Mikael Ege for vores årlige møde med Teknisk forvaltning.

8.5. Vedligeholdelsesudvalg

8.5.1. Beskæring ved Grøn Entreprise. – De har lavet en flot beskæring af de store træer og buske, og fældning af træer. Tilbuddet gjaldt ikke stubbefræsning ved fællede træer, men de ville heldigvis gøre det alligevel uden ekstra regning. Regningen lyder på 60.000,00, som de først får, når hele arbejdet er færdigt. De mangler at stubbefrædse og plante et træ.

8.5.2. Afmærkning af indkørsler jf. grundejer – Grundejeren vil gerne have afmærket de steder hvor man skal gå ind på stien fra parkeringspladsen. Vi har svaret den pågældende grundejer, at vi venter til efter renoveringen af asfalten

8.5.3. Svar til grundejer – Skade på asfalt på stien ud for Gran 50. Vi udbedrer skaden og de skal så betale 200,00 kr. Dette har grundejeren accepteret.

8.5.4. Gennemgang af brønde, jf. grundejer – Kloakkerne lugter slemt, men det er Ishøj kommunes ansvar, der har været problemer på en hovedpumpe. Skulle der fortsat være lugtgener er vi nødt til, at have nøjagtig information om tidspunkt og kloak.

8.5.5. Opsætning af skilte, ryk JMA – JMA vil gerne sætte skiltene op, men der mangler et par skilte. Det vil koste ca. 500,00 pr stk. og det lyder rimeligt, så det siger vi ja til.

8.5.6. Gård 13- brønd i skurgang? – Brønddækslet er knækket, og børnene har smidt en masse skidt i den. Et par grundejere har renset brønden. Bjarne sørger for en hætte på taget, samt nyt lukket dæksel til brønden.

8.5.7. Fokusområde 2008. – Lundeskoven. Måske er det en god ide at fælde træer og buske på Lundeskovens nordlige side ud mod græsplænen ved Granlunden. Så vil Lundeskoven blive mere åben. Det kan være en fordel, da nogle personer ind imellem bruger Lundeskoven til at stå og rode med egne eller andres knallerter. Vi skal dog have opmærksomheden rettet mod at det kostede mange penge at etablere skoven, samt at det ikke nødvendigvis løser problemerne med de unge i de sene nattetimer.

8.5.8. Kloakker, Bjarne – Poppellunden har vand ud over parkeringspladsen. Bjarne kontaktede kommunen og troede, at de havde lavet det. Men det havde de ikke, og da det igen blev regnvejr, kom oversvømmelsen igen. Teknisk forvaltning henviste til at problemet var på vores del af nettet, hvilket var korrekt. Vores brønde har ikke været oprenset de seneste 4 år, selvom bestyrelsen troede det var tilfældet.

8.6. Intern IT og Kommunikation udvalg

8.6.1. Fokusområde 2008. – Hjemmesiden skal opdateres, evt. omlægges.

9. Særlige opgaver

9.1. Renskrivning af Hvidbogen; indkøb af ringbind. – Leon køber 520 stk. De skal være hvide og med en forside med en plastlomme.

9.2. Hvordan skal vedtægterne sættes op? A4/A5, hæfte eller ej? Lang debat; vi kan alle lide den lille folder, men den passer ikke ind i hvidbogen. Ligeledes er Lokalplanen i A4.

Beslutning: Vedtægterne skal sidde i Hvidbogen og være i A4 format. De skal sættes i med en farvet for – og bagside, så de fremstår som et hæfte.

10. Meddelelser fra eksterne udvalg

10.1. Fastelavnsudvalg.

10.1.1. Info om datoer mm. Tirsdag d. 15 og torsdag 24 er der billetsalg. Det hele er stort set på plads, bortset fra hoppepuden, der er død. Så vi lejer én fra et firma i stedet for.

10.1.2. Nyt medlem; Carsten Pålsson – Det er godt.

10.1.3. Hvem deltager 3.feb. ? Leon, Bjarne, Jette, Pernille, Jette Olsen, Lars J og Lisbeth kommer også. Jan og Johni giver svar snart…

Pkt 10.2. og 10.3 rykkes til næste møde pga. tidsnød:

10.2. Legepladsudvalg.

10.2.1. Gård 22 bøsning

10.2.2. Gård 22 m.fl. kantafgrænsning.

10.2.3. Gård 19 brug af legeplads.

10.3. Sommerfest udvalg.

10.3.1. Hvornår indkaldes til første møde?

10.3.2. Hvad er budgettet på?

11. Eventuelt

Bjarne går til reception hos Erling Harlev, varmeværket. Jette laver et kort

Mødet sluttede 22.58

Refefant
Jette Malling