Referart af bestyrelsesmøde tirsdag d. 13. januar 2026
Referat af bestyrelsesmødet
Dato: 13.01.2026
Afbud: Henriette
Kaffe/Te og forplejning: Trina og Amier
Referent: Bilal
Ordstyrer: Kenan
1. Mødets åbning og godkendelse af dagsorden
Mødet blev åbnet, og dagsordenen blev godkendt med tilføjelse af punkt om overvågning.
Bestyrelsesmedlemmer gav feedback på dagsordenens opbygning, og der blev besluttet, at fremtidige referater skal være mere uddybende og tydeligt beskrive beslutninger.
Opfølgning:
Tidligere referat skal være klart til underskrift på næste møde.
2. Konstituering af bestyrelsen
- Næstformand
- Sekretær
- Referent til møder
- Tovholdere til udvalg
- Grønt råd
Bestyrelsen konstituerede sig med følgende fordeling af poster og tovholderroller:
Næstformand: Amier
Sekretær: Kenan
Referent for bestyrelsesmøder: Maja
Tovholdere for udvalg og aktiviteter:
- Affald/skrald: Bilal og Trina
- Fastelavn: Kenan
- Temadage: Trina og Amier
- Energi: Ramadan
- Loppe- og festudvalg: Henriette
- Genbrugsloppen: Kenan
- Grønt råd: Henriette
- Dialogforum: Amier og Bilal
Opfølgning:
Hjemmesiden skal opdateres med den nye konstituering og fordeling af roller.
3. Møder og aktiviteter
- Drøftelse af mødeplan
Mødeplanen blev gennemgået og justeret. Den udsendes til bestyrelsesmedlemmer. - Mødefrekvens
Bestyrelsesmøder afholdes i forbindelse med statusmøder og personalemøder. - Temadag og social dag
- Forslag: Mandag, tirsdag eller onsdag 30./31. marts eller 1. april 2026
- Fredag den 4. september 2026
- Julefrokost for alle 2026
Planlægning fremgår af det samlede datodokument.
4. Lukket punkt (fortroligt)
Orientering om igangværende sager.
5. Status på aftaler og leverancer fra sidste møde
- Hegn ved Stamvejen: Sparring mellem bestyrelsesmedlem og drift.
- Brunata – drift: Bestyrelsesmedlem tovholder.
- Legepladser: Status gennemgået, rapporter opdelt efter behov for reparationer.
Opfølgning: Afventer tilbagemelding fra drift.
6.EXIT-program for afgående bestyrelsesmedlemmer
Nøgler og dørkoder opdateres. Alle bestyrelsesmedlemmer sender nye koder til drift.
7. Gårdprisen
Midlerne fra Gårdprisen kan anvendes til inventar, mad og arrangementer.
8. Tømrør
Der er konstateret problemer med tomrør ved en række huse, som gør ledningstrækning udfordrende. Drift håndterer sagen og kontakter entreprenør. Eventuel reklamation overvejes.
9. Kontoret
- Henvendelser til bestyrelsen:
- Henvendelse om gårdhensyn, parkering og tilbud på TV/internet
- Forslag om navneændring af foreningen drøftet
- Henvendelser vedr. samarbejde med drift og service følges op
- Henvendelser i åbningstiden: Statistik gennemgået, åbningstider fastholdes.
- Nøgler til el- og vandskabe: Drift fremstiller nøgler, som kan købes via kontoret.
10. Økonomi
- Restancer: Bestyrelsen drøftede konsekvenser og understregede, at regler for gebyr og inkasso skal følges.
- Økonomisk oversigt: Gennemgået til orientering, bemærkninger fremgår af udsendt dokument.
Salg af boliger – status
- 3 huse til salg
- Flere boliger solgt med datoer angivet i dokument
- Nyt velkomstmøde planlagt 25. februar 2026
12. Personale og drift
- Containerpladsen og opførelse: Orientering om personalesituation.
- Medarbejder retur: Arbejde genoptages med gradvis optrapning.
- Håndtering af personale: Dialog mellem bestyrelsesmedlem og drift.
- Snerydning: Orientering om udfordringer.
13. Varme
- Vandtab: Normalt niveau (0,7 kubikmeter spadevand).
- Energiforbrug: 3.656 kWh, højeste niveau de seneste 4 år pga. kulde.
14. Udvalg
Opdateringer fra udvalgene:
- Fastelavnsudvalg: Møde afholdt, invitation udsendes snarest.
- Energiudvalg: Møde indkaldes.
- Affaldsudvalg: Møde planlægges, antal medlemmer begrænset efter “først til mølle”-princippet.
15. Eventuelt
- Overvågning: Indbrud konstateret i garage, drøftes med drift om yderligere overvågning.
Indeksregulering af tomrørsafgift: Drift undersøger om afgiften kan reguleres, bestyrelsesmedlem følger op.