Referat af bestyrelsesmøde 12. januar 2015
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 12. januar 2015 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud:
Kaffe/Te: Carsten
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Af en eller anden grund mangler der ref. tilbage fra juni 2014, og ikke som Pernille mente, fra okt. 2014. Pernille finder ud af hvad der er sket.
2. Siden sidst på mail/telefon
2.1. Grundejer-skurgang -vand – Pernille og Bjarne har været i gården og har set på problemet.. Deres skurgang er bygget i to dele. Det er muligt at etablere en rist ved nedløbene i begge gangene, så det gør vi. Et af skurene har et afløb lige midt på en døråbning, døren er også sat omvendt i, det skal laves om. Hvis ristene ikke løser problemet med vand i skurene, kan en løsning være plasticgulve, så grundejernes ting står over vandet.
2.2. Grundejere-sti ved Bøgely – Den husrække, der ligger ved siden af børnehaven, har en sti mellem sig og institutionerne. Da stien blev etableret, blev grundejerne lovet, at bommene skulle være permanent lukkede. Desværre har kommunen sidenhen bestemt, at bommene skal være åbne i vinterperioden, dvs. oktober til marts. Det er 2 grundejere forståeligt meget utilfredse over, men det ligger uden for bestyrelsens beføjelser.
2.3. Overgravet kabel ved Ishøj Stien – De kabler, der blev gravet over, fandtes ikke på tegningerne. Pernille og Søren N vil nu prøve, at få opdateret de tegninger, vi har.
2.4. Grundejer – Handicapplads – det er et hus ud til parkeringspladsen, så de kan godt få parkeringspladsen på den ønskede placering.
2.5. Grundejer-Vindmølle i haven – Vores haver er for små til vindmøller. Der skal være et bestemt antal meter til naboen og huset.
2.6. Grundejer -Rampe på genbrugsplads.- Der er en trappe mellem de to store containere, vi har, på genbrugspladsen. Den trappe er meget vakkelvorn og er ikke rar at bruge. Hvis der skulle sættes en ny rampe, skulle den være 25 m lang. Det kan jo ikke lade sig gøre. – Vi skal finde en god løsning, for mange har problemer med at komme af med skraldet, når containerne er halvfyldte og bliver lukket i enden.
2.7. Bøgely-hjertestarter – De vil gerne have, at vi sammen køber en hjertestarter. Den koster 13.000 kr. Hvis der skal være sådan én udendørs, skal den sikres meget, for ellers vil den ikke få lov til at blive der. – Pernille undersøger noget mere, og så tager vi stilling til sagen.
2.8. Grundejer- læserbrev og ankesag – grundejeren har lagt røde plader på sin del af taget, og har fået besked på, at taget skal gøres lovligt. Hun har så skrevet et ubehageligt læserbrev i avisen Sydkysten, hvor hun anklager både kommunen, grundejerforeningen og formanden for dårlig behandling af hende, og insinuerer at formanden står bag den anonyme klage. Hun har også klaget til Naturklagenævnet over afgørelsen. De kender ikke bebyggelsen og forestiller sig, at man kun kan se taget ovenfra.
2.9. Grundejer-træer ved legeplads og bevoksning på fortovet, Lundestien. – grundejeren har før klaget over nogle birketræer ved legepladsen, der fældede meget, og han bad om at få dem fjernet. De blev så beskåret, men det har han ikke opdaget. Nu klager han over at der er bevoksning ud over fliserne på Lundestien. Det skal han selv klage til kommunen over, men han vil gerne have, at vi gør det, det gør vi ikke.
3. Kalender 2015
Bestyrelsesmøder:
9. februar
9. marts
13. april
11. maj
8. juni
10. august
7. september
21. september budgetmøde kl 18.00
12. oktober
9. november ”måske” møde
11. januar 2016
Intern revision i uge 40. Gitte sætter en dato
Markvandring 23. marts kl 16.30
loppemarked 17. maj
bestyr hygge 12 .juni
generalforsamling 17. november
4. Fordeling af kommende arbejdsopgaver
4.1. Om og renskrivning af flg:
- Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, Winnie er i gang.
4.2. Oplæg til flg:
- Formulering af principperne for gårdprisen, skal underskrives. – blev underskrevet.
- Funktionsbeskrivelser, Pernille laver dem færdigt, på et tidspunkt.
- Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.
- Kilometertakst og frynsegoder. V. Jan. Oplæg underskrives. – Jan er ikke færdig.
5. Evaluering af Generalforsamlingen
Pernille har modtaget referatet, så det bliver forhåbentlig rundsendt snart. Vi skal bare forholde os til indholdet.
Generalforsamlingen gik rigtig godt. Der var en god stemning og et fint fremmøde. Jette har bagefter gjort opmærksom på, at der ikke var nogen unge mennesker med til generalforsamlingen. Vi har siden spurgt flere grundejere om, hvorfor de ikke kommer, og vi har fået det svar af grundejerne, at de er tilfreds med, hvordan det foregår i Strandgårdsparken, og at de får nok information gennem Nyhedsbrevene.
6. Oplæg vedr. moderniseringsudvalg
Ved Jan. Det var Jan ikke lige OBS på, så det bliver til marts og aprilmødet.
7. Belægningsrapporten
7.1. Stillingtagen til proces, omfang, ramper og striber.
Vedtaget:
- Vi kører fuld plan – hele bebyggelsen på én gang.
- Ramper. Vi skal have et overslag fra Grontmij.
- Standard opstribning. Vi skal have et overslag fra Grontmij
- Grontmij anbefaler åbent udbud – vi vedtager åbent.
Tilføjelse; her har Pernille misforstået noget, så det bliver lukket udbud, dvs. med indbudte tilbudsgivere.
8. Interne meddelelser
8.1. Økonomi
8.1.1. Status incl. restancer. – November budget: Der er ikke noget at bemærke – December budget. Vi har først modtaget budgettet i dag, så ingen har haft tid til at se på det. Winnie er ved at blive kørt ind i arbejdsgangene omkring restancer og inkasso, og Snoer er på ferie hele tiden, så vi håber at vi fremover har den økonomiske rapport rettidigt.
8.2. Personale
8.2.1. Driftsleder opsagt, lukket punkt.
Søren Nielsen har ikke været interesseret i at være driftsleder, men det har han jo nærmest været, siden Betina holdt op. Han har så selv foreslået, at han bliver konstitueret driftsleder, så det vil vi meget gerne have han bliver.
Hartmann skal skaffe os en ny medarbejder i stedet for den afgåede driftsleder, dvs. vi går igennem en ny ansættelsesproces. Iflg. kontrakten uden beregning.
Vi har en mand, Kim, i praktik. Han er her 6 timer om ugen. Han vil gerne blive i et flexjob. Den nye EST stilling skal være på mellem 30 og 37 timer. Hvis vi får en på 30-32 timer, kan Kim blive ansat i flexjob.
8.2.2. Øvrige personale (timelønnere), lukket punkt.
8.2.3. Eva Brandborg er stoppet som uddeler og Ian Møller har overtaget det.
8.3. Varme
8.3.1. Status vandtab, 4.4 M3 i november 4.6 M3 december
8.3.2. Varmeopgørelser, udeståender hos Brunata. Bjarne har fået en liste over besøg 6.1.2015 hos 6 grundejere.
En grundejer mente at deres energimåler var meget høj, men den var i orden. Så nu skal de selv betale for besøget.
Grundejer har fået en Futuramåler, en konvektor, som han selv skal betale. Det er en håndklædetørrer. Brunata har nu kun et udestående.
8.3.3. Cirkonventiler, afventer
8.4. Besigtigelser/Ansøgninger
8.4.1. Gennemgang af øvrige mangler? Poul Erik beder Winnie om en ny liste, og så ser vi på sagerne.
8.5. Vedligeholdelse
8.5.1. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, intet nyt.
8.5.2. Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container. Orientering om
samtale med Hans Schmidt. Grundejer har klaget over, at der bliver smidt trygimprægneret træ i vores container. Det har han også klaget til Vestforbrænding over, så nu har Vestforbrænding ændret vores status, og vi må ikke modtage trykimprægneret træ.
Pernille efterlyser en status for vores containerplads. Er det en genbrugsplads eller en storskraldsplads? Kommunen får over 1 million af grundejerne og vi får 130.000 tilbage fra kommunen. Hans Schmidt lovede at se på, hvilke aftaler der findes på skrift ift. afhentning af stencontaineren. Han har endnu ikke meldt tilbage.
8.5.3. Renovering af varmecentralen, udvendigt. Hatten skal være sort? Hvad medfører det for institutionerne? Pernille har ikke nået at få en begrundelse fra Selcuk.
8.5.4. Kanter i genbrugsplast, på standby.
8.6. IT og Kommunikation
8.6.1. Winnie arbejder ihærdigt på at få alt vores IT til at fungere korrekt, og det går fremad, trods at vi endnu ikke er konverteret til den nye aftale med Nets.
8.6.2. Hjemmesiden-hvordan går det, debatsiden. Pernille og Winnie skal se på debatsiden. Der er noget, der skal laves om.
9. Særlige opgaver
9.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
10. Meddelelser fra eksterne udvalg
10.1. Fastelavnsudvalg
10.1.1. Hvor er vi i processen? – Rob, Benny og Jette holdt møde søndag d. 11.1. Alt går som vanligt.
Carsten, Poul Erik og Jette hjælper på selve dagen.
10.1.2. Der er sket en smutter i indeværende budget, så fastelavn kun står til at kunne bruge 10.000 kr. Det er en fejl, det er som vanligt 12.000 kr.
10.2. Legepladsudvalg
10.3. Sommerfestudvalg
11. Eventuelt
11.1. Bestyrelsesarrangement 23.1. Hvem, hvad, hvor? – måske hos Bjarne. Vi får maden udefra. Det skal være julefrokost. Gitte kommer ikke.
Mødet sluttede kl. 22.03
referat Jette Malling