Referat af bestyrelsesmøde 11. februar 2013
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 11. februar 2013 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud: Ingen
Kaffe/Te: Carsten
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Ref. Af 7.1. udsendes 10.2. Det kan så nok ikke underskrives mandag. Referatet bliver rundsendt i næste uge, når ferien på kontoret et slut. Gitte skal stå sidst i rækken, da hun er bortrejst.
Der skal tilføjes udvalgs-fordelingen, og rettes ift. Lauges kommentar.
2. Meddelelser fra formanden/næstformanden
2.1. Grundejer-referater – Grundejeren har spurgt efter de gamle referater. – Pernille kommer med det forslag, at vi bruger grundejeren som tester på den nye hjemmeside? Så kan han læse referaterne og se, om hjemmesiden er god nok. Vedtaget: Det gør vi.
2.2. Grundejer-fugtventil – i en af lundene har lige numre meget fugt fx ved dørene. To grundejere har henvendt sig til Bjarne og her fortalt om en ventilationsdims, man sætter ind i muren. Bjarne har lovet, at bestyrelsen ser på det. Vi kan som bestyrelse umiddelbart ikke anbefale det, og vil gerne høre mere, men når den nye hjemmeside kommer op, kan de evt. selv skrive noget om det her.
3. Julemarked-alternativ?
3.1. Åbent hus med gløgg og æbleskiver i december? Mød bestyrelsen og se centralen og hvad vi laver… – Ide: Vi kan have åbent hus en fredag eftermiddag sidst i november, fx fra 15-18. Så kan grundejerne hilse på bestyrelsen og personalet, som bliver længere den dag. Vi tænker os alle sammen om og taler videre om det inden sommer.
4. Regnvandsrapport
Rapporten viste, at vores net i det store og hele er godt nok, det er afløbene videre til kommunen, der er problemet. Afløbet i rørene fra parkeringspladserne ud til stamvejene, er ikke optimale, men det kan på nuværende tidspunkt ikke betale sig at gøre noget dér. Det er god ide, at lave flere mindre tiltag rundt om i bebyggelsen. Vi kan måske på et tidspunkt omdele rapporten til alle grundejerne, og vi kan lægge den ind på hjemmesiden. Vi kan også lige så godt gøre brug af de grundejere, der ved noget om dette emne.
5. Meddelelser fra interne udvalg
5.1. Økonomiudvalg
5.1.1. Status – Lauge, Det ser sundt ud, vi har det godt. Udgifterne og budgettet harmonerer.
5.1.2. Restancer/tvangsauktioner – Der var ikke mange restancer, og flere har allerede betalt. To huse er sendt til inkasso. Én grundejer skylder en del penge, og dem får vi nok ikke, da de har søgt gældssanering. Brolæggeren har pant i sit hus langt over husets værdi-så spørgsmålet er hvor længe vi skal forfølge den sag..
5.1.3. Bankforhold-aftalekonti – Lauge er i gang med, at få omlagt/overført alle vores forretninger til Danske Bank. Vi får så en driftskonto, som også fungerer som girokonto, og opretter aftalekonti efter behov. Vedtaget: Vi binder 1 mill på 1 år og 1 mill på 3 år. – Vi skal ikke binde flere penge, bl.a. fordi vi skal se på om Holderen og Egholmen skal skiftes ud. Grundejerne skal alle have målere på det varme vand, og det koster ca. omkring 1 mill.
5.1.4. Rykkerskrivelse, nyt udkast – Godkendt
5.1.5. Fremover skal bestyrelsen have alle papirer ang. økonomi elektronisk – Vi skal have den Økonomiske oversigt, restancelisten og resultatopgørelse fra E-conomic på papir.
5.2. Personaleudvalg
5.2.1. Personalesag – lukket sag
5.2.2. Personalesag – lukket sag.
Nyt – Preben H. starter på genbrugspladsen fra 1. maj – introduceres af Søren B.
5.3. Varmeudvalg
5.3.1. Status vandtab, lækage – Vores vandstatus er 4,4 m3. På det sidste er det gået rigtig stærkt. Betina og termografen har besøgt to grundejere, fordi de har et fugtproblem. Der var trykfald på strengen, og hos en anden grundejer er der også noget galt. I den ene lund er det vand fra tagskade og i den anden er det en utæt radiatorventil. Bettina har sagt til grundejerne, at de skal kontakte deres forsikringsselskab. Bjarne tænker, at det kan være brøndene i de første huse i rækken, hvor problemerne er. I øjeblikket mister vi 1,2 m3 om dagen. Der er kommet 10 henvendelser, hvoraf de to af dem måske er problemet – Termograferne venter med at trykprøve, til de to steder er undersøgt.
5.3.2. Er vi klar til at gå videre med planer om varmtvands målere? Nej-afventer.
5.3.3. Grundejer – Bjarne har været ovre og se på hendes gulvvarme måler. Der er noget galt, som end ikke Brunata kan forklare, og der arbejdes videre på det.
5.3.4. Grundejer – De forrige ejere havde en håndklædetørrer, som de nye ejere pillede ned, da der var gulvvarme. Efter 5 dage kom grundejeren og købte en fortunamåler. Desværre har grundejeren ikke fået sat måleren op. De kunne ikke få fat i en VVS. Nu vil Bjarne kontakte grundejeren og sige, at vi vil rekvirere en VVS, og så må de betale regningen.
5.3.5. Aflæsningsskema – Lauge har lavet et nyt aflæsningsskema. Bjarne har kontaktet Brunata og Steen vil se på skemaet. Pernille undrer sig over, at grundejeren skal betale 695 kr. for en straks-afregning. Det var en pris Brunata satte, fordi de skulle ind i husene ved straks-afregning. Men sådan foregår det ikke; grundejeren aflæser selv, og kontoret sender tallene til Brunata. Så det eneste Brunata laver er, at lave afregningen. Det er rimeligt, at man betaler fx 120 kr. – Vedtaget. Vi bruger skemaet, når Steen her sagt god for det, og Bjarne arrangerer møde med Brunata vedr. arbejdsgang og gebyr.
5.4. Ansøgningsudvalg
5.4.1. status – vi har ikke fået nogen oversigt fra Bente.
5.4.2. besigtigelse af ejendomme, hvad besigtiger vi og hvordan? – Vi har, de seneste 12 år, besigtiget huse der var til salg. Dette skete på forespørgsel fra ejendomsmæglerne, som skal sikre sig, at der ikke er nogen udeståender på en ejendom, inden den bliver solgt. Vi har taget et gebyr på 350,-kr. for dette, og det har været en stor hjælp til at få ryddet op i ulovlige projekter.
Siden bolig krisen, har mæglerne dog været tilbage holdende med, at bede om besigtigelse, da det er en udgift, som ikke bliver dækket ved manglende salg. En enkelt mægler har helt droppet, at bede om besigtigelse.
Lauge har det forslag, at vi også skal besigtige husene indefra, så vi kan se rigtig på huset. Spørgsmålet er, om vi skal fortsætte som nu, hvor vi bare ser på huset udefra. – Det skema vi skriver under på, skal vi 100% kunne stå inde for. Dvs. at skemaet skal være udformet sådan, at vi kun siger god for det i/udenfor huset, som vi har set.
Det har været positivt, at nye grundejere oplever, at der findes regler her i bebyggelsen. Mange nye grundejere har henvendt sig og spurgt, inden de gik i gang med et projekt, dette på baggrund af besigtigelsen der blev udfærdiget da de købte hus.
Forslag: Vi giver ejendomsmægleren det tilbud, at vi har to slags besigtigelser. En kun udvendig og en indvendig, og begge uden gebyr. En fuld besigtigelse indebærer to personer plus et kamera, hvis der gives tilladelse af sælger til at fotografere. Besigtigelse kan ske med og uden adgang til matriklen, men skemaet vil så også blive udfyldt ift. dette.
Vedtaget. Vi giver ejendomsmæglerne det tilbud. Hvis et hus ikke skal synes fra ejendomsmæglerens side, laver vi vores egen besigtigelse, som vi lægger ind på databasen, og sammenholder med vores oplysninger. Køber vil så blive tilskrevet om uregelmæssigheder.
Vi skal have to skemaer. Et kun til udefra, og et både udenfor og inde i huset. Skemaet skal vise, hvilke forhold vi ikke har kunnet undersøge
5.5. Vedligeholdelsesudvalg
5.5.1. Bump ved ende-pladser- udført – ingen klager modtaget.
5.5.2. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, hvor langt er vi? – Vi har ikke hørt nyt fra Forsyningen, men de arbejder på tavlerne på stien, så de er nok i gang med at tilkoble deres SRO.
5.5.3. Genbrugspladsen – vi opkræves gebyr for tømning af container. Seneste nyt. – Hans Schmidt har skrevet til Pernille om vores ”lille genbrugsplads”. Pernille kontaktede ham, og han fortalte, at kommunens aftale med Vestforbrænding er, at vi skal betale for erhvervs affald. Det kan ikke være rigtigt, at selv om grundejerne betaler til storskrald over ejendomsskatten, og vi sparer kommunen for rigtig mange penge, fordi vi driver vores egen genbrugsplads, at vi skal betale for tømninger-det har kommunen hidtil gjort. Hvis vi skal betale for tømninger, skal vores driftstilskud øges tilsvarende.
5.5.4. Træer Granlunden – kommunen har foreløbig fjernet 8-10 grantræer. Rikke fra Park og Vej mener, at der må stå 3-4 træer i gruppe eller 1 ”solitaire”. Vi vil bede dem fjerne flere træer, fordi træerne forhindrer grundejerne i, at vedligeholde deres huse, ligesom flere træer gror ind over tagene. Bettina og Pernille tager sig af det.
5.5.5. Egholmen og Holderen – Vi forventede at Holderen skulle skiftes ud først, men Egholmen er desværre blevet noget dyr i reparationer. Den bruges nu primært som fejemaskine og saltspreder. Der er en del redskaber til den Egholm, vi har. Bettina ser på, om det kan betale sig at købe en ny Egholm, eller om det er bedre at købe en hel anden slags maskine.
Vedtaget: Vi skifter Egholmen ud nu, med den maskine, der er bedst ift. praksis og økonomi. – Vi kan så sælge Egholmen og få lidt for den. Den er jo ikke død endnu. – Vi har for ca. et halvt år siden fået et tilbud fra en mekaniker på 200.000 for den gamle Holder (og det var så en misinformation fra formanden, tilbuddet var på 80.000-kr.). Bettina skal indhente tilbud på udskiftning af begge maskiner, samt salg af de gamle.
5.5.6. Budskadset er igen ryddet ved Ishøj Stien. Det betyder gennemgang på tværs over bede og plæner, skal vi evt. sætte fodhegn op? Vi kigger på hvad det vil koste.
5.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
5.6.1. Hvor langt er vi her? – Søren har erklæret, at hans del er færdig. Pernille og Jette skal se på det sidste, og så kan hjemmesiden blive publiceret. Måske J
5.6.2. Nyt udstyr på kontoret – Bettinas pc var begyndt, at hænge-så hun har fået en ny. Da der skulle installeres Office-pakke, viste det sig at vi ikke havde den, da det faktisk var Pernilles private der var installeret. Så der er købt en ny Office pakke 2010 med licenser til både Bettina og Bente. Der er også købt Corell Draw, som vi skal bruge til vores elektroniske kort, og så er der købt en Outlook 2010 til Pernille.
Hensigten er, at Bente skal have ny pc, og Pernille bruge Outlook i stedet for Incredi-Mail, og så kan vi bruge kalender funktionen med mere. Det bliver rigtig godt.
Lauge og Pernille aftaler nærmere omkring ny pc til Bente.
6. Særlige opgaver
6.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
7. Meddelelser fra eksterne udvalg
7.1. Fastelavnsudvalg
7.1.1 Evaluering – Festen var SÅ fin. Fastelavnsudvalget var på med fuld energi, og havde sørget for mange små, fine ting, bl.a. folk der legede med børnene osv.
Der har dog været en masse forberedelser, som Pernille og Jette har måttet lave. Pernille og Jette holder et evalueringsmøde med Rob og Christian, hvor vi får talt om det, og evt. lavet en tjekliste som udvalget kan bruge, så ikke bestyrelsen hænger på forberedelserne.
Vi skal have styr på, hvor mange mennesker, der er til stede. I forhold til brandregler, og plads i alminelighed. Måske skal de voksne have en gratis billet, så vi har styr på, hvor mange personer, der er til stede.
7.1.2. Frivillige/udvalget
Der skal flere med i udvalget-og udvalget skal sørge for flere frivillige, det er ikke bestyrelsen som skal stille op pga. mangel…
7.2. Legepladsudvalg
7.2.1. Dato for forårsgennemgang – Bent har fået et nyt medlem i legepladsudvalget. Det er Oscar. Først i april eller først i maj går legepladsudvalget sin runde.
7.2.2. Hvordan gør vi opmærksom på muligheden for nye redskaber? – Flere legepladser mangler efterhånden nogle legeredskaber, men der er ingen, der henvender sig for at få noget.
Forslag: Vi skriver ud på Forårs Nyhedsbrevet, at man kan ønske legeredskaber til sin gård. Der skal være en deadline på ønskerne. Hvis der kommer mange henvendelser, laver vi et ansøgningsudvalg, der bestemmer, hvem der får hvad og hvornår. Det skal ikke nødvendigvis være dem, der henvender sig først, der får deres ønsker igennem.
Vedtaget. Det gør vi
7.3. Sommerfestudvalg.
8. Eventuelt
Der skal findes spisested og spørgsmålet om vi ønsker menu eller á la carte til vores Bakketur.
Vi kigger alle på muligheder inden næste møde.
Mødet sluttede 22.15
Referent Jette Malling