Referat af bestyrelsesmøde 21 september 2004

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Referat fra bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 21. september 2004 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

 
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

Der foreligger følgende referater klar: 25. maj 2004 – 8. juni 2004 – 29. juni 2004 – 3. august 2004 – 31. august 2004 – På grund af tekniske vanskeligheder bliver referaterne underskrevet i den nærmeste fremtid og bragt til kontoret.

 

 

2. Meddelelser fra formanden
   1. Det er snart tid, til at regnskabet for sidste år skal gennemgås, og der skal udarbejdes budget. Der skal afholdes møde med revisoren
   2. Troværdige kilder vil vide, at det ny Ishøj center står klart den 10. oktober 2004. Der har dog været forsinkelser på den nye S- togs station, og det vides endnu ikke hvornår den er færdig. (der er skimmelsvamp under gulvet i biblioteket og stationen er forsinket)
   3. Arbejdet med planlægning af et bestyrelses- og personale arrangement, starter den 21. september 2004, sideløbende med bestyrelsesmødet.

 

 

3. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde
   1. Der vedlægges den nyeste version af foreningsopgaverne – På et tidspunkt synes formanden, “At det er for meget”, Bemærkningen udsprang sig af et særdeles alvorligt cadeau til hele bestyrelsen, idet situationen vidnede om det engagement og ihærdighed, der lægges for dagen, i arbejdet. Alle punkter på listen blev gennemgået, og der var stort set gang i det meste, hvilket var meget tilfredsstillende.

 

 

4. Indkomne breve
   1. Diverse fra Noles – legepladsentreprenør
   2. forslag til generalforsamling
   3. Svenningens – Ordrebekræftelse
   4. AB finans – tilbud om leasing
   5. NESA – tarif computere stopper
   6. NESA – ingen afregning på 2 installationer
   7. Diverse vedrørende legeplads gård 11
   8. Ishøj kommune – oversigtskort, nu med mål

 

 

5. Økonomiudvalg
   1. Økonomisk status – budget 2004/2005.
   2. To måneders regnskab i forhold til budgettet giver ikke anledning til særlige bemærkninger. Sommerfestens regnskab er ikke afsluttet endnu. Der mangler stadig regninger for teltet og elektrikeren. Bestyrelsen forholder sig til regnskabet på næste bestyrelsesmøde. Sommerfestens budget er 20.000 kr. plus egen-indtægten fra gæsterne.

5.3. Forsikringsoversigt. Der er forsøgt kontakt med vor forsikringskonsulent, men uden held. Vi kontakter en overordnet.

 

 

6. Personaleudvalg

 

7. Særlige opgaver
   1. Det videre arbejde med folderen – Der blev forelagt et oplæg til folder med, som var ment som et forslag. Der arbejdes videre på forslaget, scanner det og sender det videre til bestyrelsesmedlemmerne. På den måde er det nemmere at tage stilling og komme med ideer
   2. Debatforum på hjemmeside – status. Det er oplyst, at det næsten er færdigt. Vi bliver kontaktet, når det er færdigt.
   3. Et bestyrelsesmedlem ønsker at debattere muligheden for at søge Ishøj kommune om, enten at ændre eller få dispensation for lokalplanen, for så vidt angår beplantning foran fast hegn. Emnet blev diskuteret. Beslutning: Ishøj kommune søges ikke om ændring af lokalplan, eller dispensation for samme.

 

 

8. Meddelelser fra interne udvalg

Ansøgningsudvalg

• • Indhentning af friske tegninger fra Vallensbæk trælast. Vallensbæk trælast skal rykkes.

• • Status på godkendte projekter. En grundejer er færdig til godkendelse. En grundejer mangler stadig vinduer! stand by: 4 udestuer og 2 gavlvinduer

• • Status på ikke godkendte projekter. Der er sendt breve til de grundejere, der har ikke godkendte projekter. Og der er allerede kommet svar fra flere

• • Vi skal spørge Ishøj kommune om, hvordan vi forholder os til de grundejere, der bygger ikke godkendte udestuer og ikke anmelder dem.

Beplantnings udvalg

• • Der afventes tilbud på beplantning af de tidligere tennisbaner.

• • Der afventes tilbud på beplantning af støjdæmning for henholdsvis Elmelunden og Tjørnelunden – lige numre.

• • Oplæg til beplantning foran fast hegn. Det foreliggende oplæg til forskellige hensigtsmæssige planter blev godkendt. Oplægget bearbejdes og placeres på hjemmesiden

Vedligeholdelsesudvalg

• • Leasingtilbud på ny traktor. Der er modtaget ordrebekræftelse betinget af foreningens godkendelse af finansieringstilbud. Bekræftelsen er bedre end det oprindelige forslag. Hvis vi leaser en traktor, vil vi månedligt komme til at bruge ca. 12.000 kr. på leasing. Økonomisk set er det i orden. Leverandøren skal levere et endeligt tilbud på fast rente.

• • Forventet leverancetidspunkt for ny traktor. Den er landet i Danmark i dag. Så skal den gennemgås, og vi forventer at få den i næste uge.

• • Forventet leverancetidspunkt for ny spreder til Egholm. Modtages samtidig.

• • Status på skilte ved hushjørner – Morten har denne opgave. Der er kommet to tilbud. Skiltene skal være samme størrelse som de gamle. Morten skal kontakte de to firmaer og spørge om, hvordan holdbarheden på deres skilte er, set i forhold til de erfaringer, vi har med de eksisterende skilte, hvor der er forskellig holdbarhed på forskellige farver af skilte. Når det er oplyst, afgøres det hvilket tilbud, der accepteres.

• • Plexiglas foran oversigtstavler – Morten har denne opgave. Vi har fået tilbud på oversigtstavle fra den ene af skilteleverandørerne. Måske kan vi få større rabat, hvis vi får begge dele fra samme leverandør.

• • Status på belysning af p-pladser. NESA svarer ikke tilbage, så der foreligger intet nyt. Der følges op.

• • Retningslinier i forbindelse med genbrugspladsen – oplæg fra genbrugsplads mandskabet. Pernille (genbrugspladsen) har lavet et oplæg angående brugen af containerpladsen. Personalet på genbrugspladsen vil gerne have, at folk kommer med gennemsigtige sække, da nogle grundejere kommer med sække med køkkenaffald. Beslutning. Vi anbefaler, at grundejerne bruger gennemsigtige sække. Hvis de alligevel bruger sorte sække, må de være forberedt på, at personalet ser i sækkene. Oplægget bearbejdes og fremsendes til godkendelse af Ishøj kommune. Derefter skal den på hjemmesiden og i et nyhedsbrev.

Varmeudvalg

• • Vandtab. 6 kubikmeter indtil dato i denne måned. Vi er den bebyggelse i Ishøj Kommune, der har det største vandtab. Men vi er også den eneste grundejerforening med så mange ens, næsten lige gamle huse. Det er sandsynligt, at mange grundejere skifter radiatorer og varmtvandsbeholdere ud nu.

• • Gulvvarmesagen – En grundejer betaler ikke for gulvvarme, da der er opsat energimåler. Han betaler kun for en håndklædetørrer. Vittera kontaktes og der bedes om en forklaring. Hvis en eller flere grundejere ikke betaler det, de skal, betyder det, at andre skal betale mere. Måske skal det vurderes, om varmeforbruget skal opgøres på en anden måde.

• • Ny omformer- den der styrer pumpeomdrejningerne. Foreningen er tilbudt en ny model. Beslutning: Der findes på det foreliggende grundlag ikke belæg for anskaffelse af ny omformer.

Legeplads udvalg

• • Overordnet status. Projektet kører på skinner. Det eneste, der skal bemærkes, er, at legepladsredskaberne skal efterspændes nogle steder. Det vil blive ordnet. Noles får først penge, for hver legeplads, når pladsen er godkendt af de legeplads projekt ansvarlige, hvilke er det interne udvalg. Hertil kommer at også formanden skal godkende de enkelte fakturaer.

I nogle gårde ligger grusbunkerne et stykke tid efter at legepladserne er færdige.

Grusbunkerne fjernes, når Skælskør kan have en vognmand kørende en hel dag.

Dette er af økonomiske årsager.

• • Status legepladser: Gård17, 18 og 19 er færdige. I gård 20 er der flyttet rundt på tårnopstillingen, det har kostet lidt ekstra. Gård 21 mangler at få sandkassen nedgravet og der mangler noget kant. Gård 22 er i gang. I gård 23 har der været meget omflytning. Der skal tales med gartneren om udgravningens størrelse. Måske er den for stor. Det hele kommer af, at Noles ikke var opmærksom på et kloakdæksel. De udgifter, der kan komme, skal dækkes af Noles. Gård 24 er udgravet forkert. Gartneren har gravet efter en forkert udarbejdet tegning. Gårde ne 25- 26-27 er ved at blive gjort klar til udgravning. Gård 28 og 29 er klar til start. Gård 28 har ikke haft nogen repræsentant. Der er nu kontakt med en enkelt grundejer, men vedkommende vil ikke stå på en officiel liste.

• • Forslag: Ishøj Kommune har to legeplads konsulenter. Dem vil vi tilbyde at gå rundt og godkende vores legepladser, så de kan øve sig. Det tilbud er helt gratis..

• • Sand til sandkasser. Grundejerforeningen køber til foråret sand til alle sandkasser. Vi sætter i gang, at alle sandkasserne får net, også de gamle, forudsat at de allerede bestilte net lever op til vore store forventninger.

• • Forslag til anden anvendelse af grus / jord, i stedet for den påtænkte kælkebakke. Det foreslås at grusbunkerne bliver planet ud over hele pladsen. Samtidig er en person interesseret i af få noget grus til en indkørsel. Når jorden er klassificeret og det sidste er kørt derover, ser vi på sagen. En mulighed er, at vi planerer hele bunken ud og udvider den eksisterende flise sti over pladsen, så grundejerne kan komme frem med deres trillebøre. Det kunne være en god ide, at lægge gruset lidt skråt op mod den ene ende.

• • Det er undersøgt angående grus til pètanque baner. Det vil koste ca. 1000 kr. pr. bane. Det er minus kørsel. Det vil være billigst at få det hele kørt på en gang. Vi ved ikke, hvor mange gårde, der skal have pètanque baner. Beslutning: Vi finansierer pètanque banernes grus. Det skrives i et nyhedsbrev, at alle der er interesseret i at have en pètanque bane skal henvende sig til Kassereren senest 1.december 2004. Grundejerforeningen vil til foråret indkøbe det specielle grus. Hvad med kantningen af banerne ? Skal grundejerforeningen betale det, eller skal hver gård betale det? Det blev besluttet at undersøge omfanget af etablering af petanquebaner, efterfølgende vil der blive taget stilling til hvorvidt foreningen eller grundejerne selv skal afholde dele af udgifterne hertil.

• • Der blev fremlagt disposition, som grundlag for udarbejdelse af en hvidbog til efterfølgende vedligeholdelse af legepladserne. Det blev tilskyndet at arbejde videre dermed.

WICOTEC udvalg

• • Intet

Intern IT og Kommunikation udvalg

• • Status på nyt Webhotel – gennemgået

• • Status på ejendomsdatabasen – gennemgået

1. Meddelelser fra eksterne udvalg
   1. Fastelavns udvalg
   2. Sommerfest udvalg

 

• Der skal udarbejdes regnskab for sommerfesten. Afventer de sidste udgifter. Se referat under “økonomi”.

1. Eventuelt
   1. Husk bestyrelsens markvandring den 28. september 2004 kl. 15.00
   2. Bestyrelses- og personalearrangement afholdes lørdag 13-11-2004
   3. Indput til møde med kommunen
   4. Næste bestyrelsesmøder aftalt til 19. oktober og 9. november.

Mødet slut 00.07

Ref Jette Malling