Referat af bestyrelsesmøde den 8. september 2003

Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.

3. september 2003

Herved indkaldes til bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag den 8. september 2003 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Maiken Frederiksen havde meldt afbud.

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 11. august 2003.
· Referat fra august godkendt og underskrevet.

2. Meddelelser fra formanden

2.1. Vi er hastigt på vej ind i efteråret, hvorfor det må være tid til, snarest at få udsendt information til grundejerne vedrørende status på Legepladsudvalgets faseopdelte opgaver. Udvalget bør snarest tilvejebringe overblik over de økonomiske omkostninger for de kommende faser. Disse skal indarbejdes i budgetfasen for 2004 /2005.
2.2. Ved handler af huse under grundejerforeningen, modtager kontoret sædvanligvis forespørgsler fra ejendomsmæglere. Det seneste 3/4 år har vist, at det er nødvendigt at uddybe, de svar, der gives til ejendomsmæglerne. Der bør udarbejdes en skrivelse, i lighed med velkomstskrivelsen til grundejerne, specielt til ejendomsmæglerne. Skrivelsen skal fortælle lidt om grundejerforeningen, og de rettigheder og forpligtigelser, købere pådrager sig, når de køber ejendom i Strandgårdsparken, herunder godkendte standardprojekter. Skrivelsen skal vedlægges et eksemplar af Vedtægter og deklaration. Skrivelsen erstatter ikke opgaven om en decideret velkomstfolder til nye grundejere, der forsat er under udarbejdelse.
2.3. Generalforsamlingen afholdes i år den 24. november. Ifølge vedtægterne skal forslag til generalforsamlingen være bestyrelsen i hænde senest den 30. september 2003.
2.4. Efterårsmarkvandringen gennemføres den 16. september 2003. Formålet er at syne foreningen, her ved efterårets start. Samtidig skal der følges op på foråret markvandring. Dette vil give et godt overblik over foreningens tilstand. Referatet fra denne efterårsmarkvandring gennemgås på bestyrelsesmødet i oktober, således at bestyrelsen er velforberedt til at udarbejde dagsorden til og forberede mødet med Ishøj kommune den 30. oktober 2003.
2.5. En ny grundejer har informeret egen og en nærliggende gård om et usædvanligt dyrehold. Der er gjort indsigelse over for pågældende grundejer, da dyreholdet ikke er i overensstemmelse med grundejerforeningens deklaration. Sagen er videreekspederet til Ishøj kommune, der for så vidt angår den pågældende § 6 i deklarationen, er påtaleberettiget i denne sag.

2.6. Den 20. september 2003, går formanden på ”sommerferie”. Ferien strækker sig til den til og med den 12. oktober 2003, hvorfor næstformand, Jan Nielsen, i dette tidsrum er fungerende formand.

3. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde

3.1. Afregning af Opfølgningsbreve Circon grundejerne –
· Der er skrevet til berørte grundejere.

3.2. Afsendelse af brev til ejendomsmægler og tidligere grundejer, vedrørende godkendelse af El til udhus. Den tidligere grundejer har henvendt sig på onsdagsvagt, uden at det har bragt afklaring. Der følges op på denne henvendelse.
· Uafsluttet

3.3. Status på EL luftledninger fra hus til skur.
· Status er under opdatering

3.4. Henvendelse til grundejer vedrørende stort opsat skur i haven, der ikke følger standardprojekt.
· Der er tilskrevet grundejeren

3.5. Der er modtaget svar fra Viterra angående en grundejers gamle varmeregnskab.
· Sagen er afsluttet

3.6. Viterra – servicebesøg hos 6 grundejere. Der mangler målere på enkelte radiatorer.
· Normal procedure er, at de pågældende bliver afregnet efter et anslået forbrug.

3.7. Tidligere ejer – brev om undersøgelse af svejsning
· Grundejeren har indbetalt beløb vedrørende VVS – arbejde, men ikke det opkrævede kontingent. Der følges op på hele sagen.
3.8. En grundejer har klaget over forkert opsatte varmemålere.
· Der tilskrives Viterra med kopi til grundejeren – uafsluttet

3.9. Der er foretaget trykmålinger af foreningens rørsystem.

3.10. Nabo gener.
· Afsluttet

3.11. Skade på murværk i forbindelse med beplantningsarbejder.
· Gartnerfirmaet, der har ansvar for problemet. Firmaet sender en murer.

3.12. Påmindelse / klage over nylagt fortov.
· Problemet medtages ved 1. års gennemgang, hvilket skriftligt er meddelt grundejer.

3.13. Morten har spurgt til om der skal bestilles sanding af SF-sten i etape.
· Uafklaret. Der er endnu ikke indhentet pris på grus.

3.14. Markvandring
3.14.1. Renovering af område ved Poppellunden 9.
· Opgaven er afsluttet.

4. Indkomne breve
4.1. Ishøj kommune. Ansøgning om tilladelse til at etablere fast sti fra en grundejers adresse til permanent fast sti – (Vedligeholdelsesudvalget)

4.2. Advokat skrivelse vedrørende salg af ejendom, hvor arbejder ikke er udført i overensstemmelse med foreningens bestemmelser – (Vedligeholdelsesudvalget)

4.3. Rør & Fjervarmeservice – Tilbud på radiator i garagen (Varmeudvalget)

4.4. Ishøj kommune oversigtsplan (Legepladsudvalget)

4.5. Mail fra grundejer – angående fodbold på grønt område (Vedligeholdelsesudvalget)

4.6. Ansøgning fra en lund, vedrørende Petanquebane på legeplads (Legepladsudvalg)

4.7. Rør & Fjervarmeservice – Tilbud på udskiftning af ventilbrønd (Varmeudvalget)

4.8. Advokat Asger Larsen – vedrørende Wicotec sagen (Wicotec udvalget)

5. Økonomi
· Da punktet, løn til gårdmænd, i den økonomiske oversigt også indeholder løn til bemanding af genbrugspladsen, snerydning samt fremmed hjælp, ønsker bestyrelsen dette yderligere udspecificeret sådan, at det fremover bliver muligt at se fordelingen på de enkelte grupper.
· Da den økonomiske oversigt har fået nyt udseende, er der ønske fra bestyrelsen om diverse ændringer i forhold til dette.  Hvilket meddeles revisoren.
· Der har været en del tvivlsspørgsmål i forbindelse med forsikringen på traktoren. Der følges op på denne sag. Det blev tydeligt fastslået, at trods problemstillingerne i dette spørgsmål, har grundejerforeningen på intet tidspunkt været uden forsikring på traktoren, hvilket meddeles personalet.

6. Renovering af stier og pladser

6.1. Renovering af boldbanen. Projektet er på stand by, til de fornødne midler er fundet
6.2. Tennisbanerne. Status på tilbud om dels nedrivning, dels renovering.Afventer tilbud på opgaven.
6.3. Differencelisten i forbindelse med tillægsarbejder på SF-sten blev gennemgået, Konklusionen er, at der ikke reelt foreligger nogen differencer, idet der er tale om konteringsfejl. Samtidig blev spørgsmålet om udgifter til manglende rydning gennemgået. Der var opstillet et regnestykke, der viser at denne udgift er ens i hele Strandgårdsparken, når den fordeles pr. hus.

7. Indkomne forslag
7.1. Ingen

8. Meddelelser fra interne udvalg

8.1. Varmeudvalg

8.1.1. Rør & Fjervarmeservice – Tilbud på radiator i garagen
· Arbejdet er udført

8.1.2. Rør & Fjervarmeservice – Tilbud på udskiftning af ventilbrønd
· Arbejdet pågår.

8.1.3. Spædevand, efter reparationer
· Der forbruges stadig meget spædevand. Vi afventer det færdige arbejde i forbindelse med trykmålingen.
· Der er fremlagt oversigt indeholdende resultater over tidligere trykmålinger i bebyggelsen. Da denne kun indeholder numre på diverse brønde, efterlyses der oplysninger indeholdende adresser på, hvor i bebyggelsen brøndene forefindes.

· En grundejer vil modtage brev vedr. rykning for kopier af varmeaflæsningsstrimler. Som sagen foreligger beskrevet, er rimelighedskriterier ikke overholdt overfor den pågældende grundejer, der har indklaget spørgsmålet af 2 omgange. Grundejere har tidligere indleveret behørig dokumentation til varmeudvalget, der efter den seneste klage har måttet konstatere, at materialet ikke kan fremfindes. Det er bekræftet af den tidligere modtager.

8.2. Ansøgningsudvalg
· Modtaget ansøgning fra vedrørende udestue.
· Der er færdigmeldt gavlvindue projekt til syn og forhåndsgodkendelse.
· Vedrørende ansøgning om etablering af mur i gavl, vil Ishøj Kommune blive rykket for svar.

8.2.1. Ansøgningsskemaer til diverse standardprojekter skal på hjemmesiden.
· Opgaven er prioriteret, og vil snarest påbegyndes

· Angående kvaliteten af diverse tegninger på godkendte projekter til hjemmesiden vil der blive arbejdet på at forbedre denne.

8.3. Vedligeholdelsesudvalg

8.3.1. Modtaget klage over fodbold på grønt område
· Der udarbejdes svarbrev til grundejeren.

8.3.2. Ishøj kommune. Ansøgning om tilladelse til at etablere fast sti fra grundejers skel til fast sti af hensyn til hjælpemiddel.
· Tilladelsen er givet. Der redegjordes for ovennævnte. Oplyste samtidig at Ishøj kommune reetablerer området når omstændighederne er til det.

8.3.3. Advokat skrivelse vedrørende salg af ejendom, hvor arbejder ikke er udført i overensstemmelse med foreningens bestemmelser
· Advokaten svares, med oplysning om grundejerforeningens stillingtagen.

8.3.4. Reparation af huller i asfalt på parkeringspladser.
· Der var i bestyrelsen enighed om at indhente et tilbud på udbedring af ovenstående på en mere holdbar måde end koldasfalt.

· Der skal udbedres overgange fra SF- sten til asfalt de steder, hvor det er påkrævet. Der indkøbes koldasfalt, der udlægges i første omgang kun på de områder, der er berørt, under etape 1. Etape 2 kan gennemføres, når 1års gennemgang er foretaget, og diverse afhjælpningsarbejder er gennemført. Det blev præciseret, at der intet må foretages i forbindelse med etape 0

8.4. Personaleudvalg

8.4.1. Der er ansat ny postomdeler

8.5. Legeplads udvalg

8.5.1. Ansøgning fra en lund, vedrørende Petanquebane på legeplads Granlunden 66 – 96, vedrørende Petanquebane på legeplads
· Grundejerne tilskrives.

8.5.2. Der har været afholdt møde i legepladsudvalget.
· Næste møde afholdes d. 9. sept. 2003
· Skrivelse vedrørende information til grundejerne udarbejdes hurtigst muligt.

8.6. Beplantnings udvalg

8.6.1. Status på vejledning til beplantning foran fast hegn.
· Udvalget udarbejder vejledning.

8.7. WICOTEC udvalg

8.7.1. Advokat Asger Larsen – Nye Syns og skønstemaer
· Taget til efterretning.

8.8. Revision af vedtægter og deklaration

8.8.1. Intet nyt

8.9. Revision af Forretningsorden

8.9.1. Intet nyt

8.10. Intern IT og Kommunikation udvalg

8.10.1. Status på database til standardprojekter. Projekter er p.t nedprioriteret af hensyn til, at kontorpersonalet skal fokusere kræfterne på den kommende varmeafregningsopgave. Der vil derfor ikke være tid til at gennemføre, den egentlige registrering.
· Projektet er for tiden nedprioriteret.

8.10.2. En kort beskrivelse af foreningens enkelte standardprojekter er lagt på hjemmesiden

8.10.3. En beskrivelse af, hvilke farver, der er tilladt hvor, skal ligeledes på hjemmesiden. Siden er oprettet, men der skal tilføres indhold.
· Vil blive lagt på hjemmesiden

8.10.4. Status i øvrigt
· Intet nyt

9. Meddelelser fra eksterne udvalg

9.1. Legeplads udvalg

9.1.1. Intet

9.2. IT udvalg

9.2.1. IT udvalgets forsatte eksistens drøftedes. Der var enighed om, at såfremt udvalget skule forsætte, skulle der ske et initiativ fra interesserede grundejere.

9.3. Medie udvalg

9.3.1. Bestyrelsen beder kassereren opkræve betaling for annoncering på hjemmesiden fra annoncørerne. Tidligere besluttet taksering, samt aftaleblanketter, kan indhentes i udvalget.

9.4. Hvidbog
9.4.1. Intet

9.5. Fastelavns udvalg

9.5.1. Intet

9.6. Sommerfest udvalg

9.6.1. Intet

10. Eventuelle beslutninger.
· Intet

11. Eventuelt
· Der skal bestilles dirigent til generalforsamlingen. Det aftaltes at denne opgave skulle igangsættes snarest

· Modtaget mail fra Vibeholms Grundejerforening vedrørende møde med Ishøj Kommune angående knallertkørsel på stierne. Mødet afholdes d. 17. sept. 2003 kl. 17. Næstformanden repræsenterer Grundejerforeningen Strandgårdsparken.

· Vedrørende referent til generalforsamlingen kontaktes et vikarbureau.

· Formanden informerede om brev til Ejendomsmægler Bjarne Hansen vedrørende salg af ejendom. Det blev præciseret, at formålet med henvendelsen var at varetage nuværende og kommende ejeres interesser.

· En grundejers Advokat har kontaktet formanden pr. tlf. vedrørende ovenstående brev. Formanden informerede om samtalen.

11.1. Næste bestyrelsesmøde gennemføres den 13. oktober 2003.

Mødet slut kl. 23.35

Referent

Jette J / Jan