Referat af bestyrelsesmøde 9. marts 2015
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj
Herved indkaldes til bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 9. marts 2015 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud: Jan forlod mødet kl. 19.51
Kaffe/Te: Carsten
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Vi får se – Vi skrev under på 5 referater fra 2012/13, de var alle tidligere godkendt på mail og ligger på hjemmesiden. Vi har lige modtaget ref. fra juni 2014 – jan 2015. De skal ses igennem inden den 17.3.2015. Derefter vil de blive sendt i cirkulation til underskrift.
1.2. Skal referaterne af de ekstraordinære bestyrelsesmøder lægges ud på hjemmesiden sammen med de ordinære referater? Eller skal de i stedet markeres som et afholdt møde, der handlede om ”det, mødet handlede om”? Vi skal se dem igennem inden næste møde, og alle skal tænke over hvor meget der skal stå i det åbne referat på hjemmesiden.
2. Siden sidst på mail/telefon
2.1. Der er ikke besluttet noget på mail/telefon siden sidste møde
3. Fordeling af kommende arbejdsopgaver
3.1. Om og renskrivning af flg:
- Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, Winnie er i gang.
3.2. Oplæg til flg:
- Formulering af principperne for gårdprisen, skal underskrives. – Blev gjort.
- Funktionsbeskrivelser, Pernille laver dem færdigt, på et tidspunkt.
- Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.
- Kilometertakst og frynsegoder. V. Jan. Oplæg underskrives. Blev gjort.
4. Oplæg vedr. moderniseringsudvalg
Pernille har sat pkt. på igen, da hun er noget forbløffet over, at der på sidste møde blev besluttet, at der ikke skulle nedsættes et moderniseringsudvalg. Pernille synes det er mere oplagt, at nedsætte et udvalg nu hvor der måske skal udarbejdes en ny lokalplan.
Jan som, i oktober, har foreslået der skulle nedsættes et udvalg, mente netop ikke der var behov for det nu, men at bestyrelsen skulle stå for forhandlingerne vedr. en evt. ny lokalplan. Pernille mente det afhænger af hvad Jan havde forestillet sig udvalget skulle beskæftige sig med, mens Jan mente det var ligegyldigt nu, for man kunne ikke nå at nedsætte et udvalg.
Pernille var ikke enig, ganske vist har bestyrelsen forhandlingsretten, men Jan havde tidligere ønsket at grundejerne blev inddraget, og Pernille mente at det kunne man nok godt finde en løsning på, vi kan jo heller ikke vide hvor lang tid der vil gå. Vi kan dog ikke nedsætte et udvalg uden at kende grundlaget for udvalget, og det så Jan ingen grund til at redegøre for, for det kunne ikke nås.
På baggrund af dette blev beslutningen, at Moderniseringsudvalget er taget endeligt af bordet.
Følgende er tilføjet referatet af Jan Skov:
”Ovenstående referat kan ikke godkendes, idet det hverken er fyldestgørende eller dækkende for mine synspunkter. Som det fremgår af referatet fra 9. feb. 2015 pkt. 4, var det en enig bestyrelse, der besluttede at udsætte nedsættelsen af moderniseringsudvalget. Indholdet i ovenstående referat er derfor ikke i overensstemmelse med de faktiske forhold eller dækkende for debatten på mødet.”
Jan Skov
5. Belægningsarbejdet
5.1. Udbudsmaterialet, oplæg fra Grontmij med rettelser fra sidste møde er underskrevet og rundsendt. Udbudsmaterialet er rettet til. Tidsplanen er rettet med en uge, men det er taget af tilbudsgivernes tid, og forskyder ikke vores tidsplan.
6. Markvandring
Den 23.3 kl 16.30. Gitte og Poul Erik kommer ikke. Winnie, Søren og Henrik kommer med. Vi mødes ved genbrugspladsen. Vi får smørrebrød, som vi plejer. – Vi skal se på syrenerne ved Tjørnelunden. Vi skal tænke over, om der er noget ift. asfalt projektet. Fx planter der vokser ud over parkeringspladsen. De skal beskæres, så asfaltarbejderne kan komme til. Det kunne jo også skade buskene, hvis de ikke blev beskåret. Vi venter lidt med at sende nyhedsbrev ud om det, men vi skal ikke vente for længe, for mange buske skal beskæres om foråret. En grundejer har nogle meget høje træer i fortovsbedet. De skygger for en lampe. Det skal der ses på. En anden grundejer har en temmelig vild beplantning, både på gård og haveside..
Pernille planlægger rute og rundsender den inden Markvandringen.
7. Loppemarked
Vi skal have 1 timelønner, Preben Hansen. Han skal stille borde op og stå ved grillen hele dagen. Jette, Pernille, Carsten kommer. Gitte kan komme et par timer hvis der behov for det. Poul Erik kommer, hvis han kan. – Jette annoncerer på nettet. Vi skal hænge plakater op i de lokale forretninger. Vi skal også have plakater på sandwich skiltene. Jette laver et udkast til brev stadeholderne.
8. Interne meddelelser
8.1. Økonomi
8.1.1. Status incl. restancer. – Samlet set ser drift og budget ud til at passe. Vi er dog gået ud over på nogle punkter – der er noget med løn til ekstern gartner hjælp, men det kan være, at noget er blevet posteret forkert – I varmeregnskabet 2013/14 er der et tab på ca. 4000 kr. pga. straks – afregninger. Ud af det samlede beløb på 6 millioner er det ikke særlig meget.
Fordelingen af lønposteringer på hhv. drift og varme ser ikke ud til at stemme, Gitte checker det med Winnie.
Pernille har haft problemer med sin telefonregning, fordi hun betaler 1,27 kr. ex moms, når hun ringer til andre end fastnet telefon. Nu får Pernille en ny aftale med et fast beløb og fri tale. Pernille betaler 200 kr. om måneden i skat for at have fri telefon fra grundejerforeningen. Derfor vil hun ikke mere have den frie telefon.
8.2. Personale
8.2.1. Orientering om ansættelse af Henrik og Kim. – Vi har ansat Henrik, 46 år som ejendomsfunktionær. Han har ingen uddannelse, men en masse kurser og erfaring inden for ejendomme/grønne områder. Han er svært overvægtig, men han ønsker, at forandre på det. Han har 3 måneders prøvetid, så vi har tid til at finde ud af, om han kan klare arbejdet. Vi har en sundhedsordning tilknyttet til vores personale, så vi kan fx tilbyde ham hjælp fra en diætist. Henrik fik tilbudt 37 timer, men han ville gerne have 30 t.
På den måde er der blevet plads til Kim (flexjob-ansøger), der så er blevet ansat 4 timer om ugen. I hvert fald til at begynde med. Han kan hæve timerne ind til 7 timer om ugen, på sigt hvis han ønsker det.
Pernille holder møder med personalet den tirsdag, der falder efter hvert personalemøde. De møder skal Bjarne være med til fra nu af.
Søren møder fra 6.30 til 14.45, Henrik 6.30 til 13.00. Da Personalet spiser kl. 12.30 mandag til torsdag, betyder det, at Henrik de dage går hjem og ikke spiser sammen med de andre, da han har selvbetalt frokostpause.
8.2.2. Øvrige personale, time-lønnere, lukket punkt.
8.2.3. Lukket punkt.
8.3. Varme
8.3.1. Status vandtab, 3,2 M3, så det går nedad.
Grundejers gulvvarmemåler er i stykker. Winnie skal skrive et brev til grundejeren, og Brunata skal lave en ny beregning
8.3.2. Varmeopgørelser, udeståender hos Brunata. Fortsat mange udeståender.
8.3.3. Cirkonventiler, afventer
8.4. Besigtigelser/Ansøgninger
8.4.1. Gennemgang af øvrige mangler? Poul Erik beder Winnie om at skrive breve til de grundejere, der ikke har fået deres gavlvinduer godkendt. Det skal de bringe i orden.
8.4.2. Afvigelser fra standardprojekter.
Pernille har endeligt fået noget fra kommunen om den evt. ny lokalplan. Hvis en grundejer vil begynde på et nyt projekt, vil vores kontor sende anmodningen op til Ishøj kommune. Kommunen har ikke meldt ud til grundejerne, om betydningen af Natur og Miljøklage Nævnets afgørelse. Derfor ved grundejerne ikke noget om det. Hvad skal vi så gøre ift. referaterne af vores bestyrelsesmøder? Hvis kommunen ikke snart offentliggør noget, kan det blive nødvendigt, at censurere i ref. inden de lægges på hjemmesiden.
Skure, udestuer og terrasser skal behandles som vi plejer.
Poul Erik er ikke blevet sat godt nok ind i arbejdet som forhåndsgodkender af byggeprojekter. Pernille vil fortælle ham om det, og Bjarne skal mere med ud og syne. Når Poul Erik er i tvivl om et projekt, skal han sige til grundejeren, at han vil vende tilbage og give endeligt besked. Det sker ind i mellem, at en grundejer har fundet på noget nyt, som ingen har haft fantasi til at forestille sig, at nogen kunne gøre, derfor står forhåndsgodkenderen nogen gange med et problem.
Ift. materialevalg til fx en overdækket terrasse eller udestue: Før i tiden kunne man købe et færdigt sæt i Vallensbæk Trælast, men den findes ikke mere. Derfor må man bygge af tilsvarende og tidssvarende materiale. Bestyrelsen havde, for en del år siden, et møde med Plan og Byg, og på det møde, blev det præciseret, at byggelinjerne skal holdes, så udtrykket bliver ensartet.
En grundejer har fjernet vinduet i stuen ud imod udestuen, og har sat en foldedør i stedet for. Det er ikke tilladt. Bjarne besøger ham meget snart.
8.5. Vedligeholdelse
8.5.1. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, seneste nyt. – Pernille har talt med Bente Bindslev, hun vil se på sagerne og vil vende tilbage inden for en rimelig tid.
8.5.2. Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt.- Hans Schmidt har ikke svaret, og hvis der ikke snart kommer et svar, må Pernille have fat i Horskær.
8.5.3. Renovering af varmecentralen, udvendigt. Hatten skal være sort, næ det skal den… ikke mere…
8.5.4. Kanter i genbrugsplast, på standby.
8.6. IT og Kommunikation
8.6.1. Hjemmesiden-hvordan går det, debatsiden.
9. Særlige opgaver
9.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
10. Meddelelser fra eksterne udvalg
10.1. Fastelavnsudvalg
10.1.1. Hvordan gik det? – Det var en virkelig fin dag. Alle de deltagende hyggede sig rigtig meget. Fastelavnsfesten kører på skinner, der sker det samme hvert år, og børnene nyder det. Der var mange små børn med denne gang, og de havde svært ved at slå tønden i stykker. Måske skal der købes andre tønder til de små, og måske skal vi også have en ny aldersopdeling.
10.2. Legepladsudvalg
10.2.1. Dato for forårsgennemgang – Carsten regner med det bliver d.28.3. eller 11.4., men han vender tilbage med nærmere besked.
10.3. Sommerfestudvalg
11. Grønt Forum
Jette er i med i et udvalg i Grønt Forum, der skal udvælge kandidater til Ishøj Kommunes Klima og Miljøpris. Det er et problem, at prisen ikke er særlig kendt, og derfor er der heller ikke ret mange der søger prisen. Man kan selv søge den, eller man kan blive indstillet. Jette skal kontakte nogle grundejerforeninger i Ishøj og nogle udvalgte firmaer. Hun har holdt et møde med Turist- og Erhvervschefen i Ishøj kommune. Når Jette kontakter mulige kandidater er det som Grønt Forums repræsentant, og det har ikke noget med Grundejerforeningen Strandgårdsparken at gøre. (Det er dog ikke helt som aftalt, idet både Jette og Carsten er valgt af bestyrelsen til at deltage i Grønt Forum, og dermed også må betragtes som repræsentanter for foreningen).
12. Eventuelt
Referent Jette Malling
Mødet sluttede kl. 22.11