Referat bestyrelsesmøde den 11. august 2003

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag den 11. august 2003 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Dagsorden:

1.                 Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 24. juni 2003.

• Referat af 24. juni godkendt og underskrevet.

2.                 Meddelelser fra formanden

2.1.           John Christensen har meddelt pr. telefon, samt bekræftet pr. mail, at han med omgående virkning trækker sig fra bestyrelsesarbejdet. Det er helbredsmæssige årsager, der har fået John Christensen til at træffe denne beslutning. Bestyrelsesmedlemmerne har alle modtaget en kopi af John Christensens mail.

• Jette Malling fortsætter som suppleant indtil næste generalforsamling. Jan Nielsen er herefter næstformand frem til generalforsamlingen i november 2003.

2.2.           Formanden for legepladsudvalget har meddelt at han trækker sig fra udvalget. Årsagen er oplyst at være, den lange beslutningsproces, samt de mange forespørgsler fra grundejere. Udvalget skal indkaldes til nyt udvalgsmøde snarest.

• Ny formand konstitueres på næste legepladsmøde.

2.3.           Personalet er anmodet om at udarbejde arbejdsbeskrivelser. Formålet er dels at skabe overblik over arbejdsopgaverne, dels at afgøre om ressourcerne udnyttes fuldt ud.

3.                 Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde

3.1.           Afregning af Opfølgningsbreve Circon grundejerne – uafsluttet.

3.2.           Afsendelse af brev til ejendomsmægler og tidligere grundejer, vedrørende godkendelse af El til udhus. Den tidligere grundejer har henvendt sig på onsdagsvagt, uden at det har bragt afklaring. Der følges op på denne henvendelse

3.3.           Status på El luftledninger fra hus til skur.

3.4.           Henvendelse til grundejer vedrørende stort opsat skur i haven, der ikke følger standardprojekt.

3.5.           Der er modtaget svar fra Viterra angående en grundejers gamle varmeregnskab. Afventer svar fra grundejer på skrivelse.

3.6.           Modtaget ansøgning vedrørende rejsningstag. (Rækken har modtaget foreløbigt svar). Der er afsendt brev til mægler

3.7.           Markvandring

3.7.1.   Renovering af område ved Poppellunden 9 –                         ikke afsluttet.

3.7.2.   Større containere på genrugspladsen                                   -Afsluttet.

3.7.3.   Referat samt billeder på hjemmesiden                Opgaven er stadig i proces.

4.                 Indkomne breve

4.1.           Ansøgning om udestue

4.2.           Viterra – manglende varmeaflæsning af 5 huse.

4.3.           Viterra – servicebesøg hos 6 grundejere

4.4.           Dansk kaution – bekræftelse af nedskrivning af garanti

4.5.           Mail angående nabo gener

4.6.           Formel anmodning om bistand til at få gennemført tagrejsning.

4.7.           Brev vedrørende undersøgelse af svejsning.

4.8.           Brev angående skade på murværk i forbindelse med beplantningsarbejder

4.9.           Ishøj varmeværk – referat af varmeaftagermøde

4.10.       Ishøj varmeværk – vedtægter for Ishøj varmeforsyning

4.11.       Brev indeholdende spørgsmål vedrørende legepladser

4.12.       TopDanmark – Mapper med policer.

• Der gennemgås forsikring vedrørende traktor uden nummerplader.

4.13.       Spildevandscenter – Avedøre

4.14.       Ansøgning om job

4.15.       Der er modtaget – påmindelse / klage over nylagt fortov

4.16.       Codan – afslutning af forsikringssag

4.17.       Klage over forkert opsatte varmemålere

5.                 Økonomi

5.1.           Der er ikke modtaget regnskab for juli måned.

• Økonomisk oversigt for Juni gennemgået og taget til efterretning.

5.2.           Der er indbetalt restvarme i en sag, hvor advokat hævdede, at grundejerforeningen ikke kunne fastholde sit krav. Sagen er hermed afsluttet.

6.                 Renovering af stier og pladser

6.1.           Intet

• Evt. punkter til dette behandles under punktet Vedligeholdelsesudvalg.

7.                 Indkomne forslag

7.1.           Det er foreslået, at det nu er på tide, at vi en gang for alle, på næstkommende bestyrelsesmøde skal benytte ca. 10 minutter på at vise og gennemgå hvordan vi anvender funktionen ændringer i Word. Dette for at sikre at vi alle fremover har det samme udgangspunkt og forståelse, omkring denne funktion, samt anvendelsen heraf.

• I stedet for en visuel gennemgang blev der oplyst om forholdende vedrørende farvetildelinger, samt procedurer for at gemme modtagne dokumenter for rettelser i samme, samt hvordan funktionen etableres. Det aftaltes, at såfremt, der forsat var uklarede spørgsmål til dette punkt, kunne de enkelte bestyrelsesmedlemmer kontakte udvalget Intern IT & Kommunikation for support.

7.2.           Opfølgning på møde med Ishøj kommune, den 3. juli 2003, vil afvente næstkommende bestyrelsesmøde, såfremt forslaget under punkt 7.1 vedtages og gennemføres. Punktet vil i givet fald kunne behandles, som forberedelse til næste møde med kommunen.

• Udsættes til bestyrelsesmøde i oktober.

7.3.           Der er stillet forslag om, at bestyrelsesmødet den 6. oktober 2003, flyttes til anden dato.

• Bestyrelsesmøde i oktober ændret til d. 13. oktober. Kl.19. Samtidig blev det aftalt, at der etableres et selvstændigt dokument på hjemmesiden, hvor datoer for bestyrelsesmøder og generalforsamling er oplyst.

7.4.           Der er stillet forslag om, at der sker oprydning af historiske informationer på hjemmesiden. Vedtaget

8.                 Meddelelser fra interne udvalg

8.1.           Varmeudvalg

8.1.1.   Viterra – manglende varmeaflæsning af 5 huse

• Grundejerne er blevet tilskrevet både fra Viterra´s og grundejerforeningens side. Proceduren er, at såfremt de pågældende grundejere ikke reagerer på disse henvendelser, bliver de afregnet efter et anslået forbrug.

8.1.2.   Viterra – servicebesøg hos 6 grundejere

• Nogle af disse grundejere har enten ukorrekte eller slet ingen målere monteret på enkelte radiatorer. De pågældende grundejere vil blive afregnet efter anslået forbrug.

8.1.3.   Tidligere ejer – brev om undersøgelse af svejsning

• Grundejeren har indbetalt beløb vedrørende VVS – arbejde, men ikke det opkrævede kontingent. Der følges op på hele sagen.

8.1.4.   Ishøj varmeværk – referat af varmeaftagermøde

• Taget til efterretning

8.1.5.   Forkert opsatte varmemålere

• En grundejer har henvendt sig vedrørende forkert opsatte målere. Viterra tilskrives med kopi til grundejeren.

8.1.6.   Der er endnu ikke modtaget respons, vedrørende varmeafregning af gammel håndklædetørrer.

• Grundejeren rykkes for svar

8.1.7.   Spædevand.  

• Det blev oplyst, at der i juli var brugt 17 m3 spædevand, hvilket er et rimeligt stort forbrug.
• Der er pt. igangsat trykmåling af rør i første omgang i bebyggelsens brønde for at lokalisere evt. brud. Trykmåling foregår med tryk på max. 4 bar.

8.2.           Ansøgningsudvalg

8.2.1.   Elmelunden 13 – ansøgning om udestue

• Ansøgningsudvalget har et færdigmeldt projekt til godkendelse

8.3.           Vedligeholdelsesudvalg

8.3.1.   Dansk kaution – bekræftelse af nedskrivning af garanti

• Taget til efterretning

8.3.2.   Nabo gener

• Grundejeren tilskrives, gående ud på at spørgsmålet ligger uden for grundejerforeningens område, og at gentagelsestilfælde skal politianmeldes.

8.3.3.   Skade på murværk

• Varmemesteren kontaktes, for undersøgelse af skadens omfang samt hvem der måtte have frembragt denne.

8.3.4.   Spildevandscenter – Avedøre

• Modtaget invitation til rundvisning. Denne taget til efterretning

8.3.5.   Påmindelse / klage over nylagt fortov

• Kopi af brev lagt til Varmemesteren med meddelelse om at tage denne med på 1 års gennemgangen.

8.3.6.   SF sten regnskab

• Ved gennemgang af regnskabet for etape 2, har det vist sig, at der er en del differencer, som skyldes manglende rydning omkring bede fra grundejernes side. Samtidig er det konstateret, at enkelte fakturaer er konteret forkert.
• Gennemgang af regnskabet pågår stadig.

8.3.7.   Tennisbaner

• Afventer pris på nedtagning, alternativt renovation.      

Der blev drøftet, de reaktioner, der blev givet udtryk for, senest dette spørgsmål blev behandlet på en generalforsamling. Samtidig berørtes de vurderinger, der blev givet af tennisbanernes vedligeholdelsesstand, ved seneste markvandring i maj 2003.

8.3.8.   Varmemesteren har spurgt til, om der skal bestilles sanding af SF-sten i etape 2, da der mangler sand i fugerne.

• Det aftaltes, at varmemesteren indhenter en pris på dette  

8.4.           Personaleudvalg

8.4.1.   Ansøgning om job

• En grundejer har søgt om ansættelse på genbrugspladsen
• Grundejeren tilskrives af kassereren, om at der pt. Ikke er et job ledigt, men at grundejerforeningen vil vende tilbage, såfremt, der måtte opstå et behov.

8.4.2.   Personalet er anmodet om at udarbejde arbejdsbeskrivelser

• Arbejdsbeskrivelserne forventes færdige med udgangen af august
• Varmemesteren har samtidig spurgt til problemet vedrørende fejekasse på traktoren – Spørgsmålet undersøges nærmere

8.5.           Legeplads udvalg

8.5.1.   Formanden for udvalget har trukket sig. Udvalget skal indkaldes straks

• Der indkaldes til møde hurtigst muligt i den kommende uge.
• Der skal udarbejdes en kort, grundig og let forståelig information til grundejerne.

8.5.2.   Spørgsmål vedrørende legepladser på vegne af gård 24.

• De skriftlige spørgsmål er stilet til bestyrelsen og Legepladsudvalget. Der er fra bestyrelsens side afgivet svar, i forhold til planerne om rydning af legeredskaber på legepladserne, henholdsvis planerne for genetablering af disse, i form af afstemning af forslag fra legepladsudvalget, ved en kommende generalforsamling.

8.6.           Beplantnings udvalg

8.6.1.   Vejledning til beplantning foran fast hegn

• Udvalget udarbejder forslag til en vejledning

8.6.2.   Status vedrørende boldbanen.

• Der er foretaget en mindre oprydning. Dette vil ske løbende, når der er tid og lejlighed. Selve projektet afventer en egentlig budget planlægning.

8.7.           WICOTEC udvalg

8.7.1.   Intet

8.8.           Revision af vedtægter og deklaration

8.8.1.   Intet nyt fra udvalget

8.9.           Revision af Forretningsorden

8.9.1.   Intet nyt fra udvalget

8.10.       Intern IT og Kommunikations udvalg

8.10.1.     Status på database til standardprojekter
   – der arbejdes fortsat på denne.

8.10.2.     Status i øvrigt)

• Der er indkøbt og opsat ny printer på kontoret.

9.                 Meddelelser fra eksterne udvalg

9.1.           Legeplads udvalg

9.1.1.   Status på rydning af legepladserne.

• Bestyrelsen følger udvalgets indstilling

9.2.           IT udvalg

9.2.1.   Intet

9.3.           Medie udvalg

9.3.1.   Der udarbejdes udkast til nyt medieudvalg på et senere tidspunkt.

9.4.           Fastelavns udvalg  

• Intet nyt

9.5.           Sommerfest udvalg

• Intet nyt

10.             Eventuelle beslutninger.

10.1.       Næste bestyrelsesmøde gennemføres den 8. september 2003.

• Endvidere besluttedes det at formanden fremover udarbejder referat til hjemmesiden.

11.             Eventuelt

• Modtaget henvendelse fra Grundejerforeningen i Pilegårdsvænge vedr. betaling af løn til pedeller i forbindelse med lån af lokaler på Vibeholm Skolen. Vedkommende roste vores hjemmeside

Referent

Jette Jørgensen