Referat af bestyrelsesmøde 5. marts 2012
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Herved indkaldes til bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 5. marts 2012 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud: Jette kommer ca. 19
Kaffe/Te: Bjarne
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Ref? Måske… Referaterne er lige på trapperne
2. Meddelelser fra formanden/næstformanden
2.1. Formandens forventninger, herunder problematikken omkring kassererposten. –
2.2. Standardprojekt brændeovne i udestuer. – Pernille, Carsten, Bent, Bjarne og Jette har besøgt grundejeren og har set den brændeovn, der står i hans udestue. Brændeovnen og dens placering så pænt ud. Derfor kan grundejerens projekt bruges som et standard projekt. Det kan være en fordel, at brændeovnen skal placeres et bestemt sted. Så der ser ensartet ud, når man ser hen ad en række. Vi skal undersøge, om skorstenens højde skal afhænge af, om huset har fladt tag eller høj rejsning. Jette kontakter en skorstensfejer
2.3. Samme grundejer-igen – Volden er blevet ryddet, så nu er der åbent ind til huset. Der findes en masse affald i husets have. Der bor mange mennesker i huset, og de lægger husholdningsaffald i haven. Vi kontakter kommunen og fortæller dem om situationen.
2.4. Grundejer-træfortov – Grundejeren er flere gange blevet bedt om at fjerne sin træterrasse. Det vil han ikke. Han har kontaktet kontoret og har talt med Jette. Han fortalte, at han ikke vil flytte sin terrasse, og at hele gården er med ham. Han sagde også, at når nogen kommer og vil fjerne fortovet, vil han hindre dem i det. Hvis han gør det, er proceduren at vi skal tilkalde politiet. Hvis de ikke har tid eller ikke kan komme, så skal sagen gå igennem advokat. Hvis manden ikke fjerner sin terrasse, som han har haft i 10 år, kan han om 10 år vinde hævd på arealet. – Bettina og Søren har ikke noget imod at fjerne terrassen, for hvis grundejeren bliver ubehagelig, vil de bare forlade stedet. Problemet er, at terrassen er lavet af lange planker, der ligger i hele længden, så de går ind over det stykke, der er inde på grundejerens areal. Det vil give et problem at save plankerne over på en pæn måde. Derfor har vi bedt Jimmy Friberg om at lave arbejdet. Derved kan det blive lavet på en pæn måde. Jimmy vil selvfølgelig også forlade stedet, hvis der kommer problemer.
Kontoret/Jette har modtaget et brev, der skal forestille at være fra alle grundejerne. I brevet står der, at de synes, at han må beholde sin terrasse. Desværre er der ingen afsender på brevet. Pernille skriver et brev, der bliver delt ud til alle grundejerne i gården, så de kan få sagen belyst. Samtidig får grundejeren et sidste brev fra os, hvor det hele bliver ridset op, og hvor der står, at det er bedst, at han selv fjerner terrassen.
Hvis han ikke gør det, får han regningen for arbejdet plus evt. sagsomkostninger. Det kan blive til rigtig mange penge.
2.5. Hønseavlerforening – Vi har sagt til kommunen og varmeværket, at vi gerne vil formidle informationer til vores grundejere. Derfor har vi fået et brev fra en hønseavlerforening, at man kan få en høne på Bredekærgård. Spørgsmålet er, om vi skal formidle den information. Vedtaget: Det skal vi ikke. Det er for småt.
3. Møde med kommunen
3.1. Noget nyt? Gitte og Pernille skulle følge op, men det er ikke sket endnu. – De har ikke glemt det, og det kommer senere.
4. Meddelelser fra interne udvalg
4.1. Økonomiudvalg
4.1.1. Status – Snoer er på ferie, så Stella har ikke fået en ny månedsopgørelse.
4.1.2. Restancer/tvangsauktioner – PEA brolægning er blevet fremstillet i fogedretten, men han var ikke til stede. Det vil fremover blive en politifremstilling. – Når en grundejer ikke betaler varmeregning i to måneder, sætter vi en sag i gang. Grundejerforeningen har ret til at lukke for varmen i et hus, hvor grundejeren skylder penge. Det kan man gøre med politiets hjælp, ved at en vvs går ind og sætter nogle låse på varmen. Det er et meget drastisk skridt, men vi har jo kun ret til at få 4500 kr. når et hus går på tvang, men vi kan sagtens have 20.000 kr. til gode. – èt hus er nu gået på tvangsauktion. Det er helt uventet, for vi har ikke haft nogen restancer fra dem. – Advokaten har haft kontakt med en anden grundejer-han betaler nu, og én tredje grundejer, og han var villig til et forlig, afdrager et fast beløb hver måned fremover.
4.1.3. Omlægning af betalingsformer osv. Er der noget nyt her? – Nordea i Ishøj betragter os som Erhvervskunde, derfor skal vi tale med en anden afdeling. De har helt misforstået det og har sat Bente på som administrator. Stella har talt med dem, og de må lave det om. Stella vil også kontakte Danske Bank og høre, hvad de kan tilbyde
4.2. Personaleudvalg
4.2.1. Timelønner til sommer – De sidste par år har vi haft en grundejer som sommerhjælp. Han vil gerne hjælpe os, men egentlig er han for træt. Pernille kender en mand, der gerne vil. Grundejeren vil blive spurgt først, og derefter skal Bettina bedømme den nye mand.
4.2.2. Tillæg til Bettinas kontrakt. Pernille og Bjarne har haft medarbejdersamtale med Bettina og Søren N. De er begge to meget glade for at være her. Søren får en høj løn pga. alle sine kurser osv. derfor får Bettina også lønforhøjelse, da hun skal have mere i løn, end hun havde før, da hun er driftsleder.
4.2.3. Forsikringen, gennemgået og omlagt.
4.2.4. Snemænd-præcisering af forventninger- Nu er reglerne for snerydningen sat på papir og vedtaget
4.3. Varmeudvalg
4.3.1. Status vandtab- 1,3 M3 vandtab . det ser ud, som om vi er tætte
4.3.2. Pumpeproblemer? – Varmeværket ringede til Pernille forleden dag, fordi trykket på varmen var faldet. Pernille kunne ikke starte pumperne igen. Et relæ var slået fra, og da det blev slået til igen, virkede det hele. Pumperne skal ses efter af ABB. –
4.3.3. Liste til IVV – Varmeværket har kun Pernille og Bjarne som kontaktpersoner, plus Jan K, som er trådt ud af bestyrelsen for flere år siden. Ny liste skal fremsendes.
4.3.4. Overgang til nyt kontrolcenter – Det nye kontrolcenter ligger i Jylland og hedder Jysk kontrolcentral. De kan overtage alle de funktioner, som Ishøj Varmeværk har nu. Det koster kun ca. 8000 kr. (eks moms). De opretter et telefonnummer, der hører til grundejerforeningen. Når en grundejer så ringer, sætter firmaet det i gang, der skal ske. Fx rekvirerer en VVS til et nedbrud. Pernille skal tjekke, hvordan firmaet forholder sig, i tilfælde af en tyverialarm
4.4. Ansøgningsudvalg
4.4.1. status – ingen, Bente har ferie
4.4.2. Dannebrogsvinduer, én grundejer, noget nyt? Nej
4.4.3. Standard projekt-brændeovne i udestuer-ikke noget klar. – Der skal arbejdes mere på sagen.
4.5. Vedligeholdelsesudvalg
4.5.1. Vandledninger, Ishøj Forsyning overtager dem? Bettina har ikke fået besked. Men det får hun nu /Stella
4.5.2. Regnvandsledninger, noget nyt? Carsten – nej
4.5.3. Træer ved Ishøj Stien, er blevet rimeligt godt, skal vi fastholde at vi vil have mere?
Se 4.5.5.
4.5.4. Genbrugspladsen-plastflasker i container-bliver ikke tømt. – Derfor blev plastflaskerne smidt over i containeren for småt brændbart. 1.4.2011 blev reglerne for affaldssortering lavet om, men det har vi ikke fået noget at vide om. Det er nu endt med, at de kommer og tømmer vores plastcontainer én gang om ugen. Fint.
4.5.5. Gennemgang af stamveje med Park & Vej – På vores møde med kommunen rykkede vi for renoveringen af stamvejene. Pernille har været rundt sammen med Park og Vej og se på alle de firkanter ved stamvejene, der ikke er pæne. Pernille mente, at det meste af problemerne stammede fra grundejerne. Da de så endte ved et hus i Fyrrelunden var der meget beplantning, der er ødelagt i bedet. Merete, Park op Vej ville gerne gøre noget ved det, og Pernille foreslog så, at Park og Vej ordner det, og at grundejerforeningen betaler halvdelen. Meget af de ødelæggelser, der er rundt omkring, er grundejere der har fjernet noget beplantning, for at de har kunnet komme til at gøre det, de havde brug for at gøre. Det er et problem, at de grundejere, det har endegavle ud til beplantning, fx til Ishøj Stien, de grundejere rydder et pænt stykke jord langs deres væg, så de kan komme til at fx stille en stige, så de kan male gavlen. På den måde bliver det et stykke tomt jord, hvor ukrudtet vokser vildt. Park og Vej vil ikke rydde det ukrudt, fordi der oprindeligt var buske der. Vi havde en diskussion om, hvorvidt grundejerne må rydde det stykke jord eller ej – Pernille fik en god aftale med Park og Vej om, hvad der skulle laves og hvem der skal betale det. – Pernille sender referatet fra turen ud til alle – Træer på Ishøj Stien: De store træer på Ishøj Stien er nærmest fredet, men det er blevet store og fylder for meget. Merete og Jens var enige i, at træerne skulle ryddes og at der skulle sættes noget i stedet for. Træerne er nu blevet beskåret, men det ser ikke så pænt ud. Træerne står i skel, så de er både kommunens og vores. Vi skal tænke over, hvordan vi gerne ville have at der skulle se ud på det sted. Vi kan se på det på næste markvandring. Park og Vej vil gerne samarbejde om en ny beplantning
4.5.6. Bump ved ende-pladser – Da vi fik nye slidbaner på stamvejene, forsvandt vores pølsebumpene og vi måtte ikke få nogle nye, da de var blevet ulovlige i mellemtiden. Pernille har nu set nogle meget grove bump i Åparken, og hun har derfor kontaktet kommunen. De har givet tilladelse til, at vi etablerer pølsebump på de steder for enderne at stamvejene, hvor de var før. Et bump koster mellem 10 og 15.000. Det er kun fire gårde, der skal have dem. Vedtaget: Vi etablerer bumpene. Men vi afventer foråret og ser, om der skulle komme nogle uforudsete udgifter. Men ellers skal alle fire bump laves på en gang
4.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
4.6.1. Hvor langt er vi her? Incl. Sørens tid på kontoret. – Søren kommer i kontorets åbningstid. Dette er ikke hensigtsmæssigt, for det forstyrrer Bente, og det kan også være et problem, når en grundejer kommer og skal tale om noget, der måske ikke kommer ham ved. Pernille fortæller Søren, at han ikke må komme før 12.30
4.6.2. Forbrug på kopimaskinen, Mathissen aflyste mødet – Vi betaler årligt, fordi vi har den store produktion én gang om året. Derfor vil vi ikke afregne kvartalsvis og have straf for at bruge for meget i en periode. Pernille havde en aftale om et møde, men konsulenten aflyste mødet. I kontrakten står der ikke noget om, at vi ikke må bruge mange kopier i en periode.
5. Særlige opgaver
5.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv.
6. Meddelelser fra eksterne udvalg
6.1. Fastelavnsudvalg
6.1.1. Hvordan gik det? Det gik hamrende godt. Mange mennesker har tilkendegivet, at det var en god fest. Både under selve arrangementet og bagefter. – Jette har været til evalueringsmøde hos Rob sammen med Christian. De var meget lydhøre for vores forslag
6.1.2. Fastelavnskonto, skal vi lave henlæggelser, dvs. når der er overskud sætte det til side til næste år? – Ja, vi laver en konto, så fastelavnsudvalget kan gemme pengene og bruge dem næste år.
6.2. Legepladsudvalg
6.2.1.
6.3. Sommerfestudvalg.
7. Eventuelt
Bestyrelsesarrangement 1.6. – mad – Bent vil gerne have, at vi til næste møde har tænkt over, hvad vi skal spise. Vi kan først finde ud af menuerne, når Bakken åbner midt i marts. Pernille kontakter Bøgelundens Busservice og aftaler ang. kørsel.
Mødet sluttede 22.30
Referent Jette Malling