Referat af bestyrelsesmøde 19 oktober 2004

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Referat fra bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 19. oktober 2004 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Afbud fra Jacob Boring

 
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

Der foreligger følgende referater klar: 25. maj 2004 – 8. juni 2004 – 29. juni 2004 – 3. august 2004 – 31. august 2004 samt 21. september 2004 – Godkendt og underskrevet

 

 

2. Meddelelser fra formanden
   1. Legepladsprojektet er ved at afslutte. Der forholdsvis få udeståender tilbage. Tirsdag den 19. oktober 2004, begynder legepladskonsulentens gennemgang af det udførte arbejde, med deltagelse at repræsentanter fra foreningen.
   2. Formanden har stor travlhed med de igangværende opgaver, men er i den nærmeste fremtid nødt til at sætte al tid af til udarbejdelse af indkaldelse og beretning.
   3. Der er møde med Ishøj kommune den 28. oktober 2004.
   4. Regnskab og budget er udarbejdet. Disse er vedlagt indkaldelsen.
   5. Der udsendes Nyhedsbrev 2004-004, som aftalt på sidste bestyrelsesmøde.
   6. Der blev modtaget 3 forslag til generalforsamlingen fra 3 forskellige grundejere. Det ene forslag er trukket tilbage. De to øvrige forslag er under gennemgang og vurdering.
   7. Der gennemføres personale- og bestyrelsesarrangement den 13. november 2004
   8. Skatteprocenten i Ishøj vil også være den samme i 2005.
   9. Generalforsamling. Lars Jacobsen og Jette Malling genopstiller. Jacob Boring genopstiller ikke. Efterlyses: forslag til nye bestyrelsesmedlemmer. Til næste generalforsamling, skal der nyvælges et enkelt bestyrelsesmedlem. Hertil kommer 3 suppleanter.

 

 

3. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde
   1. Status vedlægges – gennemgået

 

 

4. Indkomne breve
   1. Angående glasvæg i udestue
   2. Henrik Fog A/S – Egholm repareret uden beregning
   3. Forslag til regelsæt for genbrugspladsen – blev behandlet på sidste møde
   4. Mail – forespørgsel angående radiator og tv modtagelse
   5. Diverse Noles
   6. Angående legeplads i gård 21 – 2 breve modtaget
   7. Nesa – tilbud på udendørs belysning
   8. Mail – forslag til oplysning af sikring
   9. Brev angående udestue
   10. Brev – angående glasvæg i udestue
   11. Ishøj kommune – invitation til indvielse af idrætscenter
   12. ABB – rapport angående serviceeftersyn
   13. AB finans – leasing aftale
   14. Ønske om fjernelse jord fra P-plads
   15. Advokat Harring-Lund – angående generalforsamling 2003
   16. Ishøj kommune – sortering af affald
   17. Ishøj varmeværk – varmeaftager møde
   18. Viterra – kontrol manual
   19. Ishøj kommune – byrådsmøde
   20. Glostrup politi – kvittering for anmeldelse
   21. Viterra – varmeregnskaber og opgørelse
   22. Aftale om udestue bekræftet
   23. Ejendoms- og servicefunktionærernes landssammenslutning – Midtvejsregulering for de ansatte.
   24. Mail – vedrørende legeplads i gård 7
   25. Activ låseservice – tilbud på sikring af vinduer
   26. Tec team – reklame om trådløs tyveri alarm
   27. Mail – rykker for svar på tidligere mail – vedrører legeplads i gård 6.
   28. Tilbud fra Rør og Fjernvarmeservice

 

 

5. Økonomiudvalg
   1. Udvalget har holdt møde med foreningens assurandør. Vurdering af forsikringsstatus og eventuelle initiativer drøftes. Foreningens forsikringer er blevet gennemgået. Arbejdsskade forsikringen dækker foreningens mandskab og anden tilknyttet arbejdskraft, fx de personer, der arbejder på genbrugspladsen, når der er indgået skriftlig aftale herom. Ifølge Erhvervsansvars forsikringen behøver traktoren ikke at have nummerplader på, da den kun kører rundt i foreningen og omegn. Vi har en løsøreforsikring uden selvrisiko. Foreningen har en Drift tabs forsikring. Den dækker, hvis noget går i stykker og vi får økonomisk tab i den forbindelse. Grundejerforeningen har ingen drift, vi skal tjene penge på ! Beslutning: Vi skal ikke have en drift tabs forsikring. Kranforsikringen dækker kaskoforsikring på alle maskinerne, Egholm, Holder og græsklipperen. Der er mulighed for udvidelse af ejendomsforsikringen, med dækning af fx EDB og diverse tekniske hjælpemidler. Ejendomsforsikringen indeholder ikke skjulte rør og svampeskader. Installationerne i varmecentralen er pt. ikke forsikret, og det skal bringes i orden. Morten skal finde ud af, hvad det er værd. Resultatet bliver fremlagt på et bestyrelsesmøde.
   2. Udvalget fremlægger årsregnskabet 1. juli 2003 til 30. juni 2004 til bestyrelsens godkendelse. Vedlagt indkaldelsen. Foreningens revisor har fremlagt det færdige regnskab. Foreningen har brugt 121.000 mindre i regnskabsåret. Dvs. vi har fået merindtægter mest ved renteindtægt ved driftskredit. De samme vil ikke gælde for regnskabsåret 2004 / 2005. Der har været 30 indflyttere i regnskabsåret. Overskuddet havde været større, hvis vi ikke havde fjernet tennisbanerne. Note 4 udgifter kontoret har kostet 15.000 mindre. Der er ingen tab af kontingent. Regnskabet Enstemmigt vedtaget.
   3. Udvalget fremlægger varmeregnskabet 1. juli 2003 til 30. juni 2004 til bestyrelsens godkendelse. Vedlagt indkaldelsen Enstemmigt vedtaget
   4. Udvalget fremlægger det udarbejdede budget for 1. juli 2005 til 30. juni 2006, til bestyrelsens godkendelse. Vedlagt indkaldelsen Det er tilstræbt, at der ikke kommer kontingentforhøjelse. Enstemmigt vedtaget
   5. Der skal sættes tid af til møde med den interne revisions gennemgang af regnskabet, såfremt bestyrelsens godkendelse opnås, hvilket hermed er sket. Kassereren kontakter Revisoren med henblik på at indkalde til et møde med de eksterne revisorer, hvor formanden også deltager.
   6. Når en ejendomsmægler foretager en forespørgsel, koster det 150,00 kr. Forslag: I medfør af nye tiltag på området, vil prisen fremover udgøre 350.00 kr. Vedtaget. Skal træde i kraft øjeblikkelig

 

 

6. Personaleudvalg

 

7. Særlige opgaver
   1. Det videre arbejde med folderen – denne er endnu ikke rundsendt til udtalelse eller forslag. – status – folderen er stadig under udarbejdelse
   2. Debatforum på hjemmeside – status. Der er rykket for opgaven, men der er ikke modtaget svar
   3. Advokat Harring-Lund – angående generalforsamling 2003. En grundejer har skrevet til Advokat Harring-Lund, som har svaret med kopi til Grundejerforeningen. Sagen drejer som om en disposition, advokaten tog under sidste generalforsamling. Grundejerens initiativ kan medføre ekstraordinær udgift for foreningen.

 

 

8. Meddelelser fra interne udvalg

Ansøgningsudvalg

• • Status – vedlagt indkaldelsen – gennemgået

• • Glasvæg i udestue

• • Manglende godkendelse af udestue

• • Angående glasvæg i udestue

• • Aftale om udestue bekræftet

• • Forslag – Når der modtages en forespørgsel fra en ejendomsmægler om et hus i Strandgårdsparken, skal ansøgningsudvalget undersøge om huset er i forskriftmæssig stand i henhold til foreningens bestemmelser. Der formuleres et standardbrev. Dette brev, med udfyldt ejendomsskema, sendes som besvarelse til ejendomsmægleren med kopi til sælger. Alle oplysningerne skal ind i databasen, når den er færdig. På den måde får vi kortlagt bebyggelsen efterhånden. Forslaget er vedtaget

Beplantnings udvalg

• • Desværre er der – trods flere forsøg på kontakt – endnu intet nyt angående beplantning af arealerne ved tidligere de tidligere tennisbaner, eller grøn støjmur foran Elmelunden og Tjørnelunden. Strategi skal drøftes. I dag sendte formanden en mail til, Skælskør Anlægsgartner, med en forespørgsel om opgave, jordprøvetagning osv. SA kontaktede formanden allerede samme eftermiddag. SA er meget interesseret i opgaven og vil begynde på projektet i begyndelsen af næste uge.

Vedligeholdelsesudvalg

• • Tilbud på sikringsgitter til kontoret. Tilbud fra Aktiv Låseservice. Vedtaget Begge vinduer på kontoret skal have nyt gitter. Det kan være hensigtsmæssigt også at få et gitter foran vinduet mod indgangen til varmecentralen. Firmaet kontaktes med henblik på et tilbud.

• • Der stilles forslag om, at bestyrelsen sender en ordonnans til Fasanvænget i Næstved, med det formål at tage billeder af bebyggelsen. Der skal især fokuseres på de mange anvendte farver. Billederne skal efterfølgende placeres på hjemmesiden, således at grundejerne visuelt kan konstatere, hvordan en bebyggelse uden et “farvereglement” vil komme til at se ud. Forslaget er vedtaget. Turen genneføres ved førstkommende lejlighed.

• • Belysning – status

• • Nesa – tilbud på udendørs belysning. Tilbuddet gælder til og med 21. November 2004, men det er inden generalforsamlingen. Så der er et tidsproblem. Bestyrelsen skal tage stilling til, hvilke lamper der skal foreslås sættes op, men generalforsamlingen skal beslutte, hvordan det skal finansieres. Der er modtaget forskellige forslag til nye lamper. 3 lokale elinstallatører er kontaktet, og bedt dem at give et tilbud på nye lamper til bebyggelsen efter samme kravs specifikation.

• • Fortove minus etape 0, skal eftersandes. Sandet ligger på boldbanen. Forsøg: Den nye pålægger skal bruges til sprede sandet ud

• • Ny skiltning og glas foran oversigtstavler – status . Skiltene skal sættes op i 12-15 graders varme. Morten kontakter leverandøren og spørger, om han kan sætte skiltene op på denne tid af året, og om han skal gøre noget særligt, for at sikre sig, at de bliver siddende

• • AB finans – leasing aftale – angående Holderen – gennemgået

• • Ishøj kommune – sortering af affald – gennemgået

Varmeudvalg

• • Der er repareret et sprunget varmerør. Vore forventninger til fremtidigt varmetab skal drøftes. Det drejer sig om et forsynings-hovedrør imellem Granlunden 71-73, imellem de to haver. Der er ikke forsvundet mere spædevand efter at hullet er repareret, så måske er problemet med det forsvundne spædevand løst. Forslag: Skal hullet repareres midlertidigt eller skal reparationen gøres mere omfattende, dvs. at rørene skal ligge udenfor haverne, hvilket vil blive dyrere. Til gengæld skal der så ikke betales for reetablering af grundejernes haver og hegn/hække. Poul Sehested har givet et tilbud. Der indhentes et tilbud på, at lægge strengen ud for hele rækken. Tilbuddet skal også dække bortkørsel af jord. På mødet d. 28-10, skal Ishøj kommune spørges, om vi kan få tilladelse til at lægge rørstrengen under fortovet.

• • Udvalgsformanden og varmemesteren deltager i varmeaftager møde den 27-10

• • Mail – forespørgsel angående radiator og tv modtagelse. Er besvaret

• • ABB – rapport angående serviceeftersyn. Er udarbejdet. Pumperne kører fint

• • Viterra – kontrol manual

• • Viterra – varmeregnskaber og opgørelse. Er under udarbejdelse

Legeplads udvalg

• • Udvalget meddeler status. I dag har der været legepladsgennemgang, med henblik på et lave certifikater til alle legepladser. Det blev færdigt samme dag. Gård 8 – mangler kant og legehus. Gård 7 – hønsehuset skal flyttes. Gård 6 – grebene på klatrevæggen skal vendes. Gård 15 – faldgruset ligger op ad muren til skuret, det kan muren ikke tåle pga. fugt. Ditto gård 13. Gård 15 – strop i klatrenet i stykker. Gård 17 – klods i taget skal skiftes. Klatrepladen forneden er skruet i, men det betyder ikke noget. Gård 19 – klatrestativet skal stabiliseres. Gård 21 – tårnet vil ikke blive rettet op, for det betyder ikke noget for stabiliteten, men klatrepladen vil blive skiftet ud. Gård 22 – får nyt tag på tårnet. Gård 24 – meget vådt og sumpet, det plejer ikke at være sådan. Dette overvåges. Der er et flisehul som Skælskør Anlægsgartner skal reparere. Samtidig er der en stor olieplet i gården. Gård 26 – der var alligevel intet brøndproblem. Der skal lægges mere kantbegrænsning. Det samme i gård 17. Der skal bestilles kantbegrænsning med det samme. Gård 28 – grus op af husmuren. Det er det oprindelige grus og har derfor ikke noget med legeplads projektet at gøre, men der skal ske en forandring, inden der sker skade på muren. Gård 27 – et elskab der er pakket ind i plastic ! En grundejer har haft problem med manglende strøm. Han blev nødt til at have en elektriker til at ordne problemet. Boksen er NESA’s, så det er dem, der har ansvaret. Morten kontakter NESA. Det generelle billede for legeplads redskaberne er ualmindeligt godt, til gengæld er restarealerne mange steder dårligt vedligeholdt. Vi skal have grundejerne til at gøre noget ved det . Der står fliser og ligger gammelt træ. Der mangler forsat certifikater på alle legeredskaberne. De kommer efterhånden. Vi kan nu betale gård 21,27 og 29. og så er alt betalt. Bortset fra gård 8, det skulle bringes i orden. Gård 21 vil blive indkaldt til et gårdmøde. I gård 7 skal hønsehuset flyttes.

• • Angående legeplads i gård 21 – 2 breve modtaget. Brevene blev behandlet. Det etablerede er efter bestyrelsens opfattelse helt i overensstemmelse med det aftalte

• • Legeplads i gård 7. Der er gjort indsigelse mod bestykningen af legeredskaber. Indsigelsen blev behandlet. Referater fra Lundemøder samt diverse mails blev gennemgået og debatteret. Bestyrelsen fandt samstemmende, at det etablerede var i overensstemmelse med ønsket fra gårdens legeplads repræsentanter.

• • Rykker for svar på tidligere mail – vedrører legeplads i gård 6. Noget må være gået galt i kommunikationen siden denne ikke er besvaret. Der skal svare straks

WICOTEC udvalg

• • intet

Intern IT og Kommunikation udvalg

• • Hjemmesiden er opdateret med bestemmelser fra lokalplan og generalforsamlings beslutninger.

• • Det skal præciseres et færdiggørelsen af ejendomsdatabasen nu har meget høj prioritet. Status blev gennemgået

• • Status på flytning af Webhotel. Status blev gennemgået

• • Ishøj kommune – invitation til indvielse af idrætscenter lagt på hjemmesiden.

• • Grundejers forslag til oplysning af sikring. Forslaget blev anset for meget relevant, og der er etableret link på hjemmesiden til forsikringsoplysningen

Fastelavns udvalg

• • intet

Sommerfest udvalg

• • Regnskab fremlægges

• • Sommerfesten 2004 gav et underskud på ca. kr. 7.000,-. Det skal drøftes og afgøres om denne aktivitet forsat skal gennemføres. Det besluttedes, at generalforsamlingen skal tage stilling til festens forsatte eksistens

10. Eventuelt

Slut 00.02

Referat Jette Malling