Referat af bestyrelsesmøde 9. februar 2015
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 9. februar 2015 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud: Pernille
Kaffe/Te: Carsten
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Vi får se – ingen referater til underskrift
1.2. Det er problem for bestyrelsens medlemmer, at referaterne er længe under behandling inden de sendes i cirkulation. Derfor talte vi om, hvad vi kunne gøre her og nu. Det ville hjælpe på problemet at bestyrelsen får de kladder, Jette laver til hvert bestyrelsesmøde. Forslag. Jettes kladde-referater sendes ud til bestyrelsen, med tilbagevirkende kraft. Det er stadig kun de endelige referater, der er blevet godkendt af bestyrelsen, der skal underskrives. Vedtaget. Det gør vi fra nu af
2. Siden sidst på mail/telefon
Bestyrelsen havde en diskussion om, hvad der kan diskuteres på mailen, og hvad der nødvendigvis skal op på et bestyrelsesmøde. – Det er ikke muligt, at alle sager kan vente med en bestyrelsesbeslutning til det kommende bestyrelsesmøde. Derfor bliver bestyrelsen nogle gange nødt til at tage en diskussion og en beslutning på mailen. Det er så vigtigt, at den diskussion også kommer på dagsordenen under punktet: siden sidst på mail/telefon.
2.1. Referatet fra generalforsamlingen er sendt til bestyrelsen til orientering
2.2. Beslutningsprocessen, om Grontmij skulle begynde arbejdet på udbuddet af asfaltarbejdet, blev debatteret på mailen. Det blev besluttet, at sige ja til et lukket udbud.
3. Fordeling af kommende arbejdsopgaver
3.1. Om og renskrivning af flg:
- Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, Winnie er i gang.
3.2. Oplæg til flg:
- Formulering af principperne for gårdprisen, skal underskrives. – udsat
- Funktionsbeskrivelser, Pernille laver dem færdigt, på et tidspunkt. -Udsat
- Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt. -udsat
- Kilometertakst og frynsegoder. V. Jan. Oplæg underskrives. – Udsat
4. Oplæg vedr. moderniseringsudvalg
v/Jan – Jan havde intentioner om at få etablere et moderniseringsudvalg, der skulle se på fremtidige muligheder for forandringer i Strandgårdsparken. Dette udvalg er udsat pga. den nye lokalplan. Det er ikke muligt at udforme nye forslag, inden den nye lokalplan bliver godkendt. Hvilket nok sker inden for 6-8 måneder.
5. Belægningsarbejdet
5.1. Udbudsmaterialet, ramper og striber. –
Vedtaget. Vi får et tilbud på hele arbejdet samlet, bortset fra striberne.
Vedtaget: Vi skal have det fornødne antal ramper efter forholdene.
Vedtaget: Vi vil gerne have parkeringsstriber, men det skal være en særskilt del af udbuddet. På den måde kan vi sige nej til striber, hvis vi synes, at det er for dyrt.
Medio marts får bestyrelsen udbudsmaterialet. Det kan vi diskutere d. 23. marts, da vi har markvandring.
Vi bliver sikkert nødt til at holde et ekstra bestyrelsesmøde i uge 22, så vi kan tage stilling til udbudsmaterialet.
6. Interne meddelelser
6.1. Økonomi
6.1.1. Status incl. restancer. – intet nyt
6.2. Personale
6.2.1. Orientering om ansættelsesproces. – På fredag og mandag skal der være ansættelsessamtaler til stillingen som ejendomsservicemedarbejder. Vi får 4 kandidater at vælge imellem.
6.2.2. Øvrige personale – udsat
6.3. Varme
6.3.1. Status vandtab, 4,1 M3. Det ser fint ud
6.3.2. Varmeopgørelser, udeståender hos Brunata. – Vi har mangler stadig varmeregnskab for én klagesag. Grundejeren har en måler, der fejler et eller andet, så hun har fået forkerte regninger. Der skal laves en beregning, der er realistisk, for grundejeren skal ikke betale for de forkerte målinger.
Winnie har en korrespondance med Brunata. Det ser ikke ud til, at de læser de mails, vi sender. Bjarne vil kontakte Steen og kræve, at vi får en bestemt medarbejder hos Brunata, vi kan henvende os til.
Brunata har sendt to forkerte fakturaer på noget, de har lavet. De skriver 6 kr. ekstra på regningen for målere, og ikke aftalt pris for montør. Vi er ikke imponeret over Brunata.
6.3.3. Cirkonventiler, afventer
6.4. Besigtigelser/Ansøgninger
6.4.1. Gennemgang af øvrige mangler? – Poul Erik har set på listen over mangler. De grundejere, der har sat vinduer i gavlen, skal have et brev fra Winnie, hvor der står, at de skal kontakte kontoret, så de kan få en godkendelse. Poul Erik spørger Pernille om, hvad der skal sendes videre til kommunen. Fx det fritstående skraldestativ hos en grundejer.
6.5. Vedligeholdelse
6.5.1. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, intet nyt.
6.5.2. Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt.
6.5.3. Renovering af varmecentralen, udvendigt. Hatten skal være sort, næ det skal den… ikke mere…(Iflg. NMKN)
6.5.4. Kanter i genbrugsplast, på standby.
6.6. IT og Kommunikation
6.6.1. Hjemmesiden-hvordan går det, debatsiden. Der er meget stille på Debatsiden, måske skulle der stå noget om den ny hjemmeside og dens debatside i et nyheds brev?
7. Særlige opgaver
7.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
8. Meddelelser fra eksterne udvalg
8.1. Fastelavnsudvalg
8.1.1. Hvordan ser det ud? – Der er tilmeldt omkring 50 børn og dobbelt så mange voksne. Jette og Søren pakker tingene sammen på torsdag, og fredag tager Jette og Søren ned på Strandgårdsskolen med tønder mm. og aftaler det hele med pedellen. Carsten, Poul Erik og Jette kommer på skolen om søndagen kl. 9.00
8.2. Legepladsudvalg
– intet nyt
8.3. Sommerfestudvalg
– intet nyt
9. Grønt Forum
V/Jette – Jette har foreslået Grønt Forum at bede Ishøj kommune om at arbejde på at få etableret flere pendlerpladser ved Ishøj Station. Det blev vedtaget i forummet, og formanden for Grønt Forum, Erik de Place Bjørn, har skrevet en anmodning til Ishøj kommunes byråd.
10. Eventuelt
Mødet sluttede kl. 20.28
Referent Jette Malling