Referat af bestyrelsesmøde 10. juni 2013
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 10. juni 2013 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud: Bent ikke til stede.
Kaffe/Te: Carsten
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. 13.5. ikke klar
2. Meddelelser fra formanden/næstformanden
3. Delegering
3.1. Hvad kan delegeres, og til hvem? På vores ekstraordinære møde blev det besluttet, at Pernille som formand skal uddelegere flere opgaver, i stedet for, at sidde med alt arbejdet selv.
Bjarne overtager personalet efter Lauge er stoppet i bestyrelsen. Det betyder, at han meddeler personalet, hvad bestyrelsen vedtager på møderne.
Gitte tager de opgaver, der handler om at kontakte kommunen og som kan ordnes på mail. Fx er der i øjeblikket en sag, hvor kommunen vil have en ekstra ansøgning om projektet ”Hegn i stedet for hæk uden planter foran”
Gitte skal også være med i varmeudvalget ift. at skrive mails til Brunata. Carsten vil gerne sættes mere ind i arbejdet med vores varme. Han vil gerne vækkes om natten, når der er problemer med varmen.
Ansøgningsudvalget. Skal der flere ressourcer der? Bente laver det meste af kontorarbejdet. Bent syner huse, og Bjarne tager det ind imellem. Carsten vil gerne være med til at syne huse sammen med Bent. Når det nye syns-skema er færdigt, kan vi lave et ”kursus”. Vi går ind i et af vores egne huse, fx hos Gitte, der har gulvvarme og alt muligt. Dér viser Bjarne, Carsten og andre, der vil være med, hvad der skal ses på.
Det nye skema skal gøres færdig inden for en kort tid.
Jette talte om, at nogen bestyrelsesmedlemmer ikke altid har været enige om de beslutninger, der står i de tidligere referater. Det er et problem, da vedkommende bagefter har skrevet under på referatet.
Forslag fra Jette: Fra nu af tager vi på bestyrelsesmøderne en afstemning ved hvert punkt, hvor alle siger ja eller nej til punktet. Vedtaget. Vi tager en kort afstemning ja/nej efter de punkter, hvor der skal tages beslutninger.
Vedtaget. Fra nu af skal vi alle sammen melde ud, hvad vi mener om emnerne og når vi har problemer med et andet bestyrelsesmedlems udtalelse
Carsten synes, at der skal komme flere grundejere til generalforsamlingerne. Carsten prøver at finde ud af noget, der kan få grundejerne til at komme.
Nu begynder vi i bestyrelsen på en frisk. Vi taler ikke om noget fra ”gamle dage” og holder en god tone.
4. Loppemarked
4.1. Regnskab – Lauge harcelerer over, at der ikke var varer tilbage efter loppemarkedet, men kun et ”stort” underskud. Dette er ikke rigtigt, da vi beholdt flaskerne med kildevand. De øvrige varer blev delt ud mellem deltagerne. Øl og vand blev returneret. Pølserne havde været frosset og kunne ikke gemmes, og ketchup mm kan ikke holde sig indtil fastelavn.
De interne revisorer har godkendt regnskabet.
Bortset fra, at det regnede, gik det godt nok. Det var rigtig godt at have de to timelønnede med.
5. Meddelelser fra interne udvalg
5.1. Økonomiudvalg
5.1.1. Status – Kassereren er fratrådt, og han vil gerne have en kasserapport. Dette er ikke nødvendigt, da der jo er lavet kasserapport hver måned
5.1.2. Restancer – Afdragsordningerne går som planlagt.
5.1.3. Nets – udbetaling fremover? Hvem følger op? Gitte prøver at få kontakt til Fasanvænget og hører, hvor de står i sagen. – Bente er blevet lovet, at hun ikke får problemer med at give varmepenge tilbage til grundejerne. Hvis ikke sagen bliver i orden til den tid, hvor pengene skal udbetales, må grundejerne få pengene på en check. Det må lykkes at finde en fornuftig metode inden januar 2015.
5.2. Personaleudvalg
5.2.1. Søren syg i lang tid – Søren har brækket sin ankel. Han forventer at få walkeren af snart, men vi regner ikke med at han kommer foreløbig. – Jette sørger for en hilsen til ham. Der tages en timelønner ind til hjælp med det grønne.
5.2.2. Personalesag-lukket sag.
5.3. Varmeudvalg
5.3.1. Status vandtab – Vi har brugt 45,2 M3 og det stiger stadig – I eftermiddag meddelte Bettina, at det så ud til, at en VVS ikke har lukket rigtigt for vandet ved Fyr 27. Så det burde allerede kunne ses på tallene
5.3.2. Der er indhentet tilbud på udskiftning af hovedledningen i Tjørnelunden, hvor lækagen er. Hvis vi skal indhente alternative tilbud, vil det være nødvendigt med en ingeniør, for vi kan ikke selv sammenligne de tekniske detaljer i sådant et tilbud.
Det vil også være tidskrævende og sinke påbegyndelsen af arbejdet.
Vedtaget: Vi holder os til det nuværende tilbud.
5.4. Ansøgningsudvalg
5.4.1. status –
5.4.2. besigtigelse af ejendomme, er vi videre med udkast til skemaer? Nej – Vi laver ikke om på hverken proceduren eller skemaet, før hele bestyrelsen er enige om indholdet.
5.4.3. Grundejer – skel- Hele rækken står over 1 M ude – Møde m. Gunnar Lund – Pernille og Bjarne har holdt møde med Gunnar. Desværre er nogle af kortene og et stort luftfoto forsvundet. Pernille vil kontakte Birger og høre, om han har et kort og luftfoto. – Rækken, hvor grundejeren har skellet for langt ude, og én af ejendommene havde 206 M2 grund. Dette er ikke korrekt ift. det areal, de skulle have. De har dog vundet hævd på grunden, fordi de har haft den i over 20 år. Jette skriver et brev til grundejeren og fortæller dem, at de ikke har et problem.
5.4.4. Ishøj Kommune – farver, forslag til generalforsamlingen – Pernille har kontaktet kommunen og har bedt om at få en liste over de grundejere, der har fået dispensationer. Pernille har også bedt om at få den afgørelse, hvor en grundejer har fået lov til at beholde sine antracit-grå døre. Der er ikke kommet noget svar.
En grundejer har skrevet to gange om et forslag til næste generalforsamling, om at man gerne må have sine vinduer en anden farve end sort på gårdsiden. Han har begge gange fået at vide, at forslagene ikke har været konkrete nok til at gælde som et forslag til generalforsamlingen. Carsten vil tale med ham.
5.4.5. Ishøj Kommune-hegn – Kommunen har fra os modtaget ansøgning om godkendelser til dispensationer for de to projekter, der blev vedtaget på sidste generalforsamling. Nemlig ovenlys vinduer og hegn i stedet for hæk uden beplantning foran. Udvalget havde møde forleden dag, men de havde ikke vores punkter på, til det møde. Pernille ringede og spurgte ind til det og fik at vide, at der skulle sendes en ansøgning fra en enkelt grundejer.
Vi har den formodning, at det Ishøj kommune har et problem med at give tilladelsen til hegn uden beplantning. I Vallensbæk har der været store problemer med netop det emne, og det kunne godt tænkes, at det samme vil blive tilfældet i Ishøj. Måske er det derfor, at Plan og Byg ikke bare har godkendt vores projekt, som de ellers plejer at gøre
Gitte kontakter den person, der har sendt os en mail, hvor der står, at vi skal lave en ansøgning. Det skal vi have en afklaring på.
Sagen om ovenlys skulle blive behandlet på næste møde i Teknik og Bygningsudvalget.
5.5. Vedligeholdelsesudvalg
5.5.1. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, hvor langt er vi? Mangler overdragelseserklæring. – Vi har modtaget nogle flotte kort over rørene, og de nye stophaner.
5.5.2. Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt. – Vi har fået endnu en regning, så Pernille ser på det og kontakter Hans Schmidt
5.5.3. Indkøb af ny Egholm og Holder.- Egholmen kommer lige om lidt, Holderen kommer senere. Begge maskiner skal konteres på 2012/2013 budgettet
5.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
5.6.1. Problemer med modem-generelt – Modemmet et blevet skiftet for nylig, men det er ikke blevet bedre af den grund. Modemmet går tit ned, og nu har det igen været nede. Problemet er, at telefonen og alarmer virker over modemmet, og når det ikke fungerer, kan Jysk Kontrolcentral ikke se vores alarmer. Nu er modemmet blevet skiftet igen. Hvis problemet fortsætter, må vi have fat i You-See, der skal komme og se på sagen. Det skal fungere. Hvis You-See ikke kan finde ud af noget, må vi overveje at få en anden udbyder
Vedtaget: Vi kontakter You-See, og beder om at få tingene i orden.
I øjeblikket overvåger ISS centralen og kontoret. Det kan godt blive dyrt.
6. Særlige opgaver
6.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
7. Meddelelser fra eksterne udvalg
7.1. Fastelavnsudvalg
7.2. Legepladsudvalg
7.2.2. Sandkassenet, indkøb af nye? Der er kun behov for nye net til 2 gårde.
7.3. Sommerfestudvalg
8. Eventuelt
Mødet sluttede 22.00
Referent Jette Malling