Referat af bestyrelsesmøde 9 december 2003
Herved indkaldes til bestyrelsesmøde i
Dagsorden:
- Konstitution af bestyrelsen.
Formand Birger Verge Nielsen
Næstformand
Kasserer
Sekretær
Best.medl.
Best.medl.
Best.medl. Tommy Olsen
Vedrørende fordeling af udvalgsposter: Se bilag 1
- Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøde den 10. november 2003.
Referatet blev godkendt og underskrevet
- Opsummering fra generalforsamlingen
Samtlige bestyrelsesmedlemmer gav udtryk for at det var en god generalforsamling, med en kvalificeret dirigent, samt et sobert sprog.
- Meddelelser fra formanden
4.1. Beslutningsreferat fra generalforsamlingen er sendt til dirigent og referent til underskrift. Der er samtidig forespurgt, hvornår forhandlingsreferatet foreligger klar til gennemgang.
Beslutningsreferat er sendt til underskrift hos dirigent.
4.2. Afsendt brev af 20. november 2003 til grundejer vedrørende dennes inddragelse af en anden grundejers skur i skurgang.
4.3. Gennemgang af sagen vedrørende dyrehold i Tjørnelunden 36, da der på onsdagsvagten den 3. december havde været henvendelse fra en delegation af grundejere fra den pågældende lund.
4.4.
- Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde
5.1. Snerydning
Der er fundet en backup til den primære aften snerydder. Der orienteres om dette pr. brev. Videre koordinering sker via ejendomsinspektøren.
Et eksternt firma kontaktes som yderligere backup.
- Indkomne breve
6.1. Viterra – Fejl i forbindelse med opsatte målere hos en grundejer.
6.2. Modtaget brev af 11. november 2003 fra 2 grundejere vedrørende etablering af et fartbump.
6.3. Modtaget brev af 26. november 2003 fra en grundejer, vedrørende fjernelse af hæk i forbindelse med renovering af beplantning på stamvej i Egelunden
6.4. Modtaget brev af 1. december 2003 fra en grundejer, vedrørende opsætning af hegn i stamvejsbed.
6.5. Modtaget breve fra Advokat Asger Larsen
6.6. Modtaget ansøgning fra en grundejer om opmærkning af P-plads
6.7. 2 Mails fra grundejer, vedrørende legepladser
- Økonomi og personale
7.1. Gennemgang af økonomisk oversigt.
7.2. Spørgsmål til udgift til medlemsinformation. Dette undersøges.
7.3. Spørgsmål til mindre difference. i likviditetsregnskabet. Kassereren tager kontakt til revisoren
7.4. Der skal følges op på, om der bliver opkrævet kontingent fra tidligere ejer, da den verserende sag ikke er afsluttet.
7.5. Julelukning i foreningen d. 22 og 23. december + 29 og 30. december
Efter en del drøftelse besluttede bestyrelsen at der ikke holdes lukket mellem Jul og Nytår, hvad angår varmecentralen.
Hvad angår kontoret, besluttede bestyrelsen, at kontoret kunne holde lukket fra d. 22. dec. 2003 til d. 4. jan. 2004 begge dage inklusive.
7.6. Modtaget brev af 11. november 2003 vedrørende nedskrivning af garanti i forbindelse med SF – sten Etape 2
Det har, trods gentagne forsøg, ikke været muligt at få kontakt til Rådgivende ingeniør fra firma Rambøll vedr. 1 års gennemgang. Formanden følger op på dette
7.7. Regning fra Leon Petersen i forbindelse med boldbanen.
Denne blev taget til efterretning med bemærkning om, at fremadrettet skal, der foreligge tilbud på opgaverne, sådan at bestyrelsen ved, hvad den skal forholde sig til.
- Indkomne forslag
8.1. Fastlæggelse af det kommende års bestyrelsesmøder (Husk kalender).
Følgende datoer for bestyrelsesmøder blev vedtaget: d. 6. jan. – 27. jan. – 17. feb. – 8. marts – 30. marts – 27. april – 18. maj – 8. juni og 29. juni. Der holdes ikke bestyrelsesmøde i juli måned.
8.2. Fastsættelse af gebyr for udbringning og afhentning af lejede genstande.
Gebyr vedrørende levering og afhentning i forbindelse med udlejning blev fastsat til kr. 60,- hver vej og træder i kraft i forbindelse med udsendelse af førstkommende nyhedsbrev.
8.3. Indkøb af Bærbar PC til sekretærens brug for referater, samt sekretærens støtte til formanden, for dennes opfølgning på den aftalte opgavefordeling.
- Meddelelser fra interne udvalg
9.1. Ansøgningsudvalg
Grundejerforeningen har modtaget henvendelse fra grundejer, som ønskede tegninger til opførelse af overdækket terrasse i enderækkehus. Det viste sig imidlertid at de tegninger der forefindes på kontoret ikke opfylder et sådan ønske, hvorfor bestyrelsen vil tage kontakt til Vallensbæk Trælast for eventuelt udarbejdelse af tegninger. Vallensbæk Trælast tidligere har stået for tegninger vedrørende standardprojekter i bebyggelsen.
9.1.1. Afsendt brev af 26. november 2003 til grundejer vedrørende ansøgning om mur ved gavl.
Grundejer har oplyst at en anden grundejer, skulle være i besiddelse af godkendt dispensation vedrørende mur ved gavl. Da der ikke forefindes nogen godkendt dispensation i grundejerens sagsmappe i arkivet har ansøgningsudvalget kontaktet Ishøj Kommune, der oplyser at de heller ikke har noget på sagen.
9.1.2. Brev af 23. november 2003 til grundejer vedrørende ikke godkendt udestuer.
9.1.3. Brev af 23. november 2003 til grundejer vedrørende manglende ansøgning på gavlvinduer. P.t. Ingen reaktion fra grundejer
9.1.4. Brev af 23. november 2003 til grundejer vedrørende manglende ansøgning på gavlvinduer.
Ansøgning er modtaget.
9.1.5. Modtaget ansøgning fra grundejer om opmærkning af P-plads.
Da bestyrelsen ud fra grundejerens ansøgning ikke kan se, om ansøgningen drejer sig om en godkendt invalideplads, tilskrives grundejeren, hvor bestyrelsen beder grundejeren kontakte Ishøj Kommune vedrørende ansøgning af eventuel invalideplads.
9.1.6. Ansøgningsskemaer på hjemmesiden – status?
Der arbejdes videre på sagen.
9.1.7. Sprossevinduer.
Der har været en samtale med grundejeren og lovet denne, et afklarende svar i nærmeste fremtid. Sagen behandles på næste bestyrelsesmøde.
9.1.8. Godkendelse af udestue der afviger fra standardprojekt, contra Ishøj kommune
Da projektet afviger fra standardprojekt og Ishøj Kommune har behandlet sagen vil bestyrelsen kontakte Ishøj Kommune for besigtigelse og eventuel godkendelse, idet kommunen samtidig skal stå inde for de dele af byggeriet, der er del af standardprojekt.
9.2. Beplantnings udvalg
9.2.1. ”Standardprojekt” til beplantning foran fast hegn
Der arbejdes videre på dette.
9.3. Vedligeholdelsesudvalg
9.3.1. Tilbud på nedtagning af Tennisbaner iht. Generalforsamlingsbeslutning
Tilbud er rekvireret.
9.3.2. Vedrørende grundejers inddragelse af skur i skurgang.
Så vidt vides er skuret tømt, men ej afleveret. Der følges op på sagen.
9.3.3. Modtaget brev af 11. november 2003 vedrørende etablering af fartbump.
Vedligeholdelsesudvalget besigtiger stedet og udarbejder løsningsforslag.
Grundejerne tilskrives om dette.
9.3.4. Diverse breve fra grundejer, vedrørende hævd. Formanden tilskriver grundejer og kommune angående anvendelse af foreningens fællesareal
9.3.5. Vedrørende udskiftning af ledninger i lamper (terrænbelysning).
Vedligeholdelsesudvalget kontakter personalet for yderligere information vedrørende omfanget af udskiftning, samt efterfølgende kontakt til elektriker for eventuelt tilbud på arbejdets udførelse.
9.4. Legeplads udvalg
9.4.1. Mangler i forbindelse med nedtagning af legepladser – status?
Entreprenøren vil så vidt det er muligt udføre dette i den kommende uge.
9.4.2. Arbejdet fortsættes, på baggrund af generalforsamlingsbeslutning
Konstitution af udvalget: Uændret i forhold til tidligere.
Der vil blive udsendt informations skrivelse til grundejerne om det fortsatte arbejde og planlægning, fra legepladsudvalget.
9.4.3. Mail fra grundejer, vedrørende legepladser, samt retursvar. Legepladsudvalget orienteres angående ovenstående.
Udvalget udarbejder informationsbrev til grundejerne vedrørende det videre arbejde i forbindelse med reetablering af legepladserne. Information til grundejerne forventes inden Jul.
9.5. Varmeudvalg
9.5.1. Viterra – Fejl i forbindelse med opsatte målere i
Viterra tilskrives vedrørende spørgsmål om refusion.
9.5.2. Spædevandsforbrug
Der er til dato forbrugt 2 kubikmeter spædevand.
9.6. Personaleudvalg
Udvalget arbejder mod at kunne afholde møde med personale i januar eller februar 2004.
9.7. WICOTEC udvalg
9.7.1. Modtaget breve af 13. november og 24. november 2003 fra Advokat Asger Larsen vedrørende supplerende syn og skøn.
9.7.2. Brev af 30. november 2003 til Advokat Asger Larsen vedrørende oplysning om ny kontaktperson i bestyrelsen.
BVN orienterede om ovenstående.
9.8. Intern IT og Kommunikation udvalg
9.8.1. Det videre arbejde med database til standardprojekter genoptages efter årsskiftet
- Renovering af stier og pladser
10.1. Brev af 30. november 2003 til rådgivende ingeniør Henrik Majlund (Rambøll) vedrørende oplysning om ny kontaktperson i bestyrelsen, samt en rykker for dato for et års gennemgang af Etape 2
Ingen reaktion fra rådgivende ingeniør. Der følges op på sagen.
- Meddelelser fra eksterne udvalg
11.1. Legeplads udvalg
11.2. Hvidbogsudvalg
11.3. Medie udvalg
11.4. Fastelavns udvalg
11.5. Sommerfest udvalg
11.6. Formanden udarbejder revideret liste over samtlige udvalgsmedlemmer.
- Eventuelle beslutninger.
Næste bestyrelsesmøde afholdes d. 6. jan. 2004
- Eventuelt
Mødet slut kl. ca. 23.30
Referent